Beheer van leveranciersfacturen: hoe pakt u dat aan?

Hoe verbetert u het beheer van leveranciersfacturen via digitalisering?

Het beheer van leveranciersfacturen is een kritieke taak voor uw boekhoudafdeling. Door veranderende wetgeving en de toenemende digitalisering van bedrijfsprocessen is het vandaag essentieel om uw werkwijze te herdenken.

Zo wint u aan efficiëntie, vermindert u fouten en blijft u in regel met de regelgeving.
Met Plugnotes digitaliseert u al uw processen en verhoogt u uw productiviteit in slechts enkele klikken.

👉 Vraag een demo aan met een Plugnotes-expert

Wat zijn de stappen in het verwerken van leveranciersfacturen?

Om het belang van digitalisering goed te begrijpen, bekijken we de verschillende stappen in het verwerkingsproces van leveranciersfacturen — en hoe automatisering deze processen aanzienlijk kan vereenvoudigen.

Ontvangst van boekhoudkundige documenten van leveranciers

De eerste taak van uw boekhouder is het verzamelen van de leveranciersfacturen.
Deze kunnen op verschillende manieren binnenkomen: op papier, als PDF of als elektronische bestanden via een uitwisselingsplatform.

Afstemming met bestelbon of leveringsbon

In deze stap wordt nagegaan of de leveranciersfactuur overeenkomt met de eerder goedgekeurde bestelbon of leveringsbon.
Dit proces kan echter tijdrovend en complex zijn als de gegevens verspreid zijn en niet centraal beschikbaar.
Uw facturatieteam verliest dan kostbare tijd aan taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden.

Inboeken van de factuur

Na controle van de verplichte gegevens moet elke factuur worden ingeboekt in een boekhoudsysteem of ERP.
Deze stap is vaak onderhevig aan fouten, zoals dubbele invoer of ontbrekende gegevens, en vereist meestal manuele invoer van bedragen exclusief btw, btw en totaalbedragen.

Betaling van de factuur

Na validatie door de aankoopverantwoordelijke wordt de factuur ingepland voor betaling volgens de afgesproken betalingstermijn.
Te late betalingen kunnen leiden tot boetes, terwijl te vroege betalingen een negatieve impact kunnen hebben op uw cashflow.

Klassement en veilige archivering van leveranciersfacturen

Het archiveren van facturen is wettelijk verplicht om fiscale en juridische redenen.
De documenten moeten veilig worden opgeslagen en snel toegankelijk zijn in geval van controle.
Wanneer alle documenten gedigitaliseerd en gecentraliseerd zijn, verloopt deze stap veel eenvoudiger en efficiënter.

Wat zijn de betaaltermijnen voor leveranciersfacturen?

In België

De wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand in handelstransacties werd versterkt door de wet van 14 augustus 2021.

Sindsdien is de wettelijke betalingstermijn vastgelegd op 30 kalenderdagen, en mag de maximale termijn niet langer zijn dan 60 kalenderdagen, voor alle bedrijven, ongeacht hun grootte.

Bij laattijdige betaling geldt een wettelijke interestvoet van 12,5% voor het tweede semester van 2024.

In Frankrijk

Volgens artikel L441-10 van het Franse Wetboek van Koophandel bedraagt de betalingstermijn tussen 30 en 60 kalenderdagen, te rekenen vanaf de factuurdatum of de ontvangst van de goederen.

Deze termijn varieert naargelang de sector en de contractuele afspraken met elke leverancier.

Bij laattijdige betaling is bovendien een forfaitaire invorderingsvergoeding van €40 onmiddellijk van toepassing.

Waarom overschakelen op elektronische verwerking van leveranciersfacturen?

De digitalisering van leveranciersfacturen gaat veel verder dan enkel het optimaliseren van bestaande processen. Hier zijn de belangrijkste voordelen:

Minder fouten

Automatisering vermindert aanzienlijk het risico op menselijke fouten zoals:

• foutieve gegevensinvoer

• dubbele facturen

• onterechte betalingen

Tijdens de overgang van papier naar digitaal, kunnen OCR-tools (optische tekenherkenning) automatisch factuurgegevens inlezen en integreren in uw boekhoudsysteem — wat zorgt voor een foutloze verwerking.

💡 Zo draagt automatisering bij aan betere relaties met uw leveranciers.

👉🏼 Ontdek 7 goede praktijken om beter te communiceren met leveranciers !

Snellere en efficiëntere verwerking

Met digitale workflows wordt elke stap in het facturatieproces eenvoudiger.
Tools zoals Plugnotes bieden realtime opvolging van de status van leveranciersfacturen, waardoor u meer zicht krijgt op betalingstermijnen en cashflow.

Deze procesoptimalisatie bevordert ook de samenwerking tussen afdelingen zoals boekhouding, aankoop en operations.

Bescherming tegen factuurfraude

Digitale systemen controleren automatisch de authenticiteit van facturen en signaleren afwijkingen, zoals valse of ongeautoriseerde facturen.

U creëert zo een veiligere werkomgeving voor uw medewerkers die verantwoordelijk zijn voor betalingen.

Beperking van fiscale risico’s

In België verlengt de wet van 20 november 2022 de bewaartermijn van facturen van 7 naar 10 jaar, voor documenten vanaf 2022.

In Frankrijk bepaalt artikel L123-22 van het Wetboek van Koophandel dat facturen 10 jaar moeten worden bewaard.

Digitale oplossingen garanderen een veilige archivering en snelle toegang bij audits.

Minder ecologische impact

Digitale verwerking vermindert het gebruik van papier, inkt en fysieke opslagruimte.
Het draagt bij aan de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van uw organisatie en versterkt uw MVO-strategie.

Kostenefficiëntie

Volgens een rapport van de Franse overheid (DGFiP, oktober 2020) kost een papieren factuur gemiddeld €10, terwijl een digitale factuur slechts enkele centen kost.

Digitalisering bespaart op afdrukken, verzenden en opslag, en verhoogt de productiviteit van uw teams. Zo kunnen zij zich richten op taken met meer toegevoegde waarde, zoals financiële analyse of leveranciersonderhandelingen.

Wanneer wordt elektronische factuur-verwerking verplicht?

Sinds 2020 is elektronische facturatie verplicht voor transacties met de overheid.

Voor B2B-transacties tussen btw-plichtige Franse bedrijven is de invoering van e-facturatie uitgesteld volgens een mededeling van 28 juli 2023 van de DGFiP:

• 2024-2025: testfase op vrijwillige basis

• 1 september 2026: verplichte ontvangst van e-facturen voor alle bedrijven + verplichte uitgifte voor grote ondernemingen en ETI’s

• 1 september 2027: verplichte uitgifte voor KMO’s en zelfstandigen

Deze hervorming heeft als doel de btw-fraude te bestrijden, de fiscale rapportering te vereenvoudigen en de communicatie tussen bedrijven te verbeteren.

Vraag een demo aan bij een Plugnotes-expert