Bestelbon: sjabloon, voorbeeld en software

De bestelbon is een sleutelelement in het beheer van uw aankoopprocessen. Ze zorgt voor optimale traceerbaarheid en formaliseert de afspraken tussen kopers en leveranciers.
In een context van toenemende digitalisering zet Plugnotes de troeven van de digitale bestelbon voor u op een rij.

Wat is een bestelbon?

Een bestelbon is een juridisch bindend contract tussen twee partijen. Het document formaliseert de bestelling van goederen of diensten door een koper bij een leverancier. Binnen een gestructureerd aankoopproces bevestigt deze verbintenis de aankoop.

Concreet verbindt de koper zich ertoe om de goederen in ontvangst te nemen en te betalen, terwijl de leverancier zich ertoe verbindt om de levering uit te voeren

👉🏼 Ontdek 7 best practices om efficiënt te communiceren met uw leveranciers!

De bestelbon speelt dus een cruciale rol in de traceerbaarheid van bestellingen doorheen de volledige supply chain.

Hoe stelt u een bestelbon op?

Het opstellen van een bestelbon moet aan enkele duidelijke regels voldoen om ervoor te zorgen dat het document volledig en begrijpelijk is.

Hier zijn de 7 essentiële gegevens die een bestelbon moet bevatten:

1. Volledige contactgegevens van zowel de koper als de leverancier

2. Uniek bestelbonnummer om de bestelling te kunnen volgen in het aankoopproces

3. Datum van uitgifte van de bestelbon

4. Details van de bestelde goederen of diensten, inclusief artikelnummers, hoeveelheden, beschrijvingen, eenheidsprijzen en totaalbedragen incl. btw

5. Leveringsvoorwaarden, zoals de verwachte leverdatum en eventuele specifieke instructies over transport of verpakking

6. Betalingsvoorwaarden, met vermelding van betalingstermijn en toegestane betaalmethodes (overschrijving, cheque, enz.)

7. Wettelijke vermeldingen met betrekking tot contractuele of reglementaire bepalingen

Een duidelijke bestelbon helpt om de verwachtingen te verduidelijken en legt de voorwaarden van de overeenkomst officieel vast.

Bestelbon: sjabloon en voorbeeld

Hieronder vindt u een voorbeeld van een bestelbon om de structuur beter te begrijpen:

• Bestelnummer: PL-2024-001

• Datum: 17 oktober 2024

• Klant: Onderneming XYZ, Champsstraat 123, 75000 Parijs

• Leverancier: Fournitures Bureau SAS, Stationsstraat 456, 69000 Lyon

• Artikelbeschrijving:
  10 x Book+ 450 G8 laptops – € 750 per stuk
  20 x MicroMouse draadloze muizen – € 30 per stuk
  Totaal excl. btw: € 8.100
  Btw (20%): € 1.620
  Totaal incl. btw: € 9.720

Leveringsvoorwaarden: Levering binnen 15 dagen, franco geleverd
Betalingsvoorwaarden: Betaling binnen 30 dagen via bankoverschrijving

Dit sjabloon kan verschillen van onderneming tot onderneming, maar de basisinformatie blijft doorgaans gelijkaardig.

De 5 beste bestelbon-software

Het gebruik van gespecialiseerde software voor bestelbonnen maakt het mogelijk om de opmaak, opvolging en samenwerking rond deze documenten te automatiseren en te optimaliseren. Daarnaast vergemakkelijkt het ook de integratie met andere informatiesystemen.

Hieronder vindt u de 5 beste bestelbonsoftware van 2024:

• Evoliz is een intuïtieve cloudoplossing die de opvolging van bestellingen, facturatie en voorraadbeheer automatiseert. Ideaal voor kmo’s.

• IABAKO is een eenvoudige tool voor kleine ondernemingen. Het biedt personaliseerbare bestelbonnen en een klantenportaal voor vlottere bestellingen en online betalingen.

• Axonaut is een alles-in-één software die bestellingen centraliseert, facturatie integreert en het financiële beheer vereenvoudigt.

• Kiwili is een multi-magazijnbeheerder die een strikte opvolging van voorraden en bestellingen mogelijk maakt, ideaal voor bedrijven met complexe behoeften.

• Plugnotes is een SaaS-oplossing die zich onderscheidt door haar eenvoud en no-code aanpak. Bestelbonnen zijn volledig aanpasbaar, nauwkeurig en in enkele klikken aan te maken.

Plugnotes vergemakkelijkt de digitalisering van uw aankoopprocessen en integreert moeiteloos met andere systemen (ERP, CRM, enz.). Zo optimaliseert u het beheer van uw bestellingen en bent u zeker van een betrouwbare traceerbaarheid – zonder technische kennis nodig te hebben.

Waarom uw bestelbonnen digitaliseren met Plugnotes?

De digitalisering van documenten – zoals bestelbonnen – automatiseert en beveiligt het aankoopproces van uw onderneming. Door af te stappen van papieren documenten en Excel-bestanden, verhoogt u zowel de efficiëntie als de nauwkeurigheid.

Dankzij de no-code aanpak van Plugnotes kunnen bedrijven van elke omvang hun processen eenvoudig digitaliseren met op maat gemaakte formulieren.

In slechts enkele klikken kunnen bestelbonnen worden aangemaakt, verzonden en opgevolgd – allemaal via één gebruiksvriendelijk platform.

De voordelen van onze digitale oplossing zijn talrijk:

• vermindering van menselijke fouten dankzij geautomatiseerde gegevensverwerking

• realtime opvolging van alle bestellingen, voor snellere actie bij problemen

• veilige transacties en betrouwbare gegevensopslag

• eenvoudige integratie met uw bestaande systemen – zonder opleiding of technische kennis

• versterking van de samenwerking en transparantie met uw handelspartners

Met Plugnotes digitaliseert u uw bestelbonnen in alle eenvoud – en zet u een grote stap richting een moderne en gestroomlijnde documentbeheer.