Leveranciersontvangstcontrole: hoe pak je dit efficiënter aan?

De ontvangstcontrole is een essentieel onderdeel van een goed beheerde supply chain. Toch worden de uitdagingen van deze stap vaak onderschat, terwijl ze net een strategische kans bieden om procedures en kosten te optimaliseren. Dankzij de digitalisering van je processen maakt Plugnotes de leveranciersontvangstcontrole eenvoudiger én efficiënter. Bovendien geven we je praktische tips om het maximale uit dit moment te halen.

Ik ontdek Plugnotes gratis



Wat is ontvangstcontrole?

Ontvangstcontrole houdt in dat nagegaan wordt of de geleverde goederen overeenstemmen met de bestelbon. Dit proces omvat een reeks visuele, kwalitatieve en kwantitatieve controles.

Typisch wordt gecontroleerd op:

• het aantal ontvangen artikelen

• hun staat

• hun kwaliteit

• hun overeenstemming met de verwachte specificaties

Ontvangstcontrole speelt een strategische rol: het garandeert dat de ontvangen producten voldoen aan de vereiste kwaliteitsnormen voordat ze aan je voorraad worden toegevoegd of in productie gaan.

👉🏼 Op zoek naar een tool voor stockbeheer? Plugnotes zet de 10 beste oplossingen voor jou op een rijtje!

Wat zijn de stappen van een leveranciers-ontvangstcontrole?

De ontvangst van goederen volgt een gestructureerd proces om efficiëntie en uniformiteit te garanderen. Dit zijn de 5 stappen die jouw logistieke team moet volgen voor een succesvolle controle.

Fysieke ontvangst van de goederen

De transporteurs leveren de producten af in de ontvangstruimte.

Op dat moment wordt een eerste controle uitgevoerd om na te gaan of de levering overeenkomt met de bestelling (aantal colli, temperatuur voor gevoelige producten, enz.).

Controle van de leverings-documenten

Daarna worden de leveringsdocumenten nagekeken die deel uitmaken van je processen, om te garanderen dat alles correct is.

Deze stap omvat ook de controle van lotnummers en vervaldatums, vooral belangrijk in de voedingssector.

Kwalitatieve en kwantitatieve controle

Bij deze controle wordt nagegaan of de geleverde goederen voldoen aan de specificaties in de bestelling.

De producten worden nagekeken op mogelijke fysieke defecten (breuken, krassen, besmetting, …).

Registratie van non-conformiteiten

Als er afwijkingen worden vastgesteld, moeten die geregistreerd, gedocumenteerd en gecommuniceerd worden aan je leverancier.

Zo kun je meteen corrigerende acties opstarten, zoals vervanging of terugbetaling na identificatie van een non-conformiteit.

Met Plugnotes worden non-conformiteiten rechtstreeks in de app geregistreerd en automatisch doorgestuurd naar je leveranciers. Zo ontsnapt er niets aan je aandacht en verloopt de communicatie razendsnel!

Stockeren of weigeren

Na goedkeuring worden de goederen opgenomen in je voorraad en ingezet volgens je productiebehoeften.

Let op: bij non-conformiteit moeten de goederen apart gehouden worden, zodat ze geen impact hebben op de rest van je producten.

Ontvangstcontrole: waarom is het zo belangrijk voor je bedrijf?

Een efficiënte ontvangstcontrole garandeert veel meer dan alleen de conformiteit van geleverde goederen. Het speelt een sleutelrol in kostenbeheersing, klanttevredenheid en de kwaliteit van je eindproducten.

De belangrijkste uitdagingen van ontvangstcontrole zijn:

• Kostenverlaging, door het risico op fouten in productie, retourzendingen of geschillen met leveranciers te beperken;

• Kwaliteitsgarantie, door defecte producten tijdig uit je interne processen te weren;

• Traceerbaarheid, om te voldoen aan regelgeving en een efficiënte logistieke opvolging te verzekeren;

• Sterkere leveranciersrelaties, dankzij constructieve communicatie en betere samenwerking.

Het belang van ontvangstcontrole in de voedingssector

In de voedingsindustrie is de ontvangstcontrole extra cruciaal.

Deze sector staat onder strikte normen (zoals HACCP) en moet voedselveiligheid garanderen in elke stap van de logistieke keten.

Een fout bij de ontvangst kan ernstige gevolgen hebben: besmetting, verspilling of zelfs terugroepacties van producten.

Daarom omvat de ontvangstcontrole in de voedingsindustrie bijkomende verificaties zoals temperatuurcontrole, controle van vervaldatums en analyse van lotnummers.

Waarom het ontvangstproces digitaliseren?

Het digitaliseren van het ontvangstproces biedt een competitief voordeel, zeker voor bedrijven met hoge volumes of strenge conformiteitseisen.

Met tools zoals Plugnotes worden papieren documenten vervangen door digitale formulieren, waardoor repetitieve taken worden verminderd en fouten beperkt.

Elke stap van de controle wordt digitaal geregistreerd, wat toegang tot informatie en auditbeheer aanzienlijk vergemakkelijkt. Via een digitaal Plugnotes-formulier worden afwijkingen onmiddellijk vastgelegd, zodat corrigerende acties snel kunnen worden genomen.

Bovendien maakt digitale gegevensverzameling het mogelijk om nauwkeurige rapporten te genereren en trends te identificeren (bijv. meest betrouwbare leveranciers, terugkerende afwijkingen), wat cruciaal is voor continue verbetering.

Ten slotte maken digitale tools het eenvoudiger om aan wettelijke vereisten te voldoen, dankzij functies die zijn afgestemd op gereguleerde sectoren zoals voeding of industrie.

👉🏼 Digitaliseer het beheer van leveringen en klachten in enkele minuten met Plugnotes!

Hoe verbeter je je ontvangstcontrole?

Wil je je ontvangstproces optimaliseren en je logistieke prestaties versterken? Volg dan deze tips:

Train je team: goed opgeleid personeel kan afwijkingen detecteren, leveringsdocumenten correct interpreteren en digitale tools gebruiken. Met Plugnotes is coderen gelukkig niet nodig!

Werk samen met leveranciers en overweeg kwaliteitsovereenkomsten of duidelijke samenwerkingscharters;

Kies technologieën die flexibel zijn en afgestemd op je sector en specifieke noden.

Ontvangstcontrole is veel meer dan een formaliteit: het is een strategische stap om de kwaliteit van je productie te garanderen, kosten te verlagen en duurzaam samen te werken met je leveranciers. De digitalisering ervan is dé kans om je processen te optimaliseren en efficiënter te werken.