Een digitale werkbon: Hoe en waarom?
Camille DB
27-feb-2025 12:15:00
Contents
Digitaliseren begint vaak bij het vervangen van papieren formulieren door een online en mobiele versie. Het maken van een werkbon digitaal is niet alleen efficiënt, maar zorgt ook voor een gestroomlijnde administratieve workflow, grotere flexibiliteit en foutreductie. In dit artikel leggen we uit hoe u een werkbon digitaal kunt maken, welke voordelen dit met zich meebrengt, en hoe u met behulp van software aan de slag kunt.
Wat is een digitale werkbon?
Een werkbon is een document waarop de gegevens van een opdracht worden vastgelegd, zoals de werkzaamheden, materialen, uren en de klantgegevens. Een digitale werkbon biedt de mogelijkheid om deze informatie snel en eenvoudig vast te leggen op een smartphone, tablet of computer. Dit maakt het gemakkelijker om de gegevens in real-time te delen met anderen, en te zorgen voor een snelle afhandeling en administratie.
In plaats van handmatig invullen en bewaren op papier, kunt u alles digitaal vastleggen en direct naar de klant sturen. Bovendien kan de digitale werkbon eenvoudig opgeslagen, gedeeld en geïntegreerd worden in andere bedrijfsprocessen, zoals facturatie en rapportage.
In plaats van handmatig invullen en bewaren op papier, kunt u alles digitaal vastleggen en direct naar de klant sturen. Bovendien kan de digitale werkbon eenvoudig opgeslagen, gedeeld en geïntegreerd worden in andere bedrijfsprocessen, zoals facturatie en rapportage.
Voorbeelden van een werkbon
Een werkbon kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van het type dienst of product dat geleverd wordt. Het doel van de werkbon is altijd hetzelfde: het registreren van de werkzaamheden, materialen en tijd, zodat zowel de dienstverlener als de klant helderheid heeft over de uitvoering van de opdracht. Dit maakt het makkelijker om te factureren, te rapporteren en toekomstige werkorders efficiënter te plannen.
Voorbeeld werkbon op papier
Om een goede vergelijking te kunnen maken, nemen we u eerst mee in een voorbeeld van een werkbon op papier.
Een werkbon begint vaak met het invullen van een aantal algemene gegevens over het project, en laat vervolgens een aantal kolommen zien zoals de datum, begin- en eindtijd van de gewerkte uren, het aantal uren, opmerkingen over de werkzaamheden, etc.
De werkbon kan door iedere werknemer worden ingevuld en dient fysiek te worden afgeleverd bij de projectmanagementafdeling.
Voorbeeld van een digitale werkbon
Een digitale versie van de werkbon kan meestal op een vergelijkbare manier ingericht worden, maar er kan direct een koppeling worden gemaakt met andere interne gegevens en zorgen voor geautomatiseerde communicatie naar betrokken teams.
Wat zijn de voordelen van werkbonnen digitaliseren?
Tijdswinst
Het invullen van een digitale werkbon duurt vaak minder lang dan een papieren versie. Daarnaast kunnen de gegevens direct ingevoerd worden in een systeem voor facturatie of boekhouding, wat extra tijd bespaart.
Foutreductie
Met digitale werkbonnen is de kans op fouten kleiner. Handgeschreven teksten kunnen onleesbaar zijn, terwijl digitale formulieren automatisch kunnen controleren of de ingevulde gegevens kloppen.
Betere organisatie en communicatie
Digitale werkbonnen kunnen gemakkelijk gecategoriseerd en opgeslagen worden. Hierdoor heeft u altijd direct toegang tot alle gegevens zonder te hoeven zoeken in mappen of stapels papieren. Daarnaast kan belangrijke informatie automatisch gecommuniceerd worden aan de betrokken teamleden.
Milieuvriendelijker
Door werkbonnen digitaal in te vullen, vermindert u de hoeveelheid papier, wat een duurzamer alternatief is.
Stap-voor-stap: Een digitale werkbon maken
Binnen Plugnotes is het mogelijk om allerlei soorten digitale formulieren te maken, volledig naar eigen wens. Lees hier alvast meer over de mogelijkheden van Plugnotes rondom het maken van digitale formulieren.
We schrijven de verdere stappen graag voor u uit:
1.Aanmelden – Boek een live demo en krijg hulp bij een nieuw account aan of log in als u al een account heeft.
2.Selecteer een sjabloon – Kies uit een van de beschikbare werkbon sjablonen die het beste past bij uw behoeften. Plugnotes biedt verschillende opties die u kunt aanpassen.
3.Pas het formulier aan – Voeg de velden toe die u nodig heeft, zoals klantnaam, adres, beschrijving van de werkzaamheden, uren en materialen. U kunt ook velden voor handtekeningen en notities toevoegen.
4.Vul de werkbon in – Nadat u het formulier hebt aangepast, vult u de gegevens in voor elke specifieke opdracht. Dit kan via een mobiel apparaat of computer.
5.Verstuur en archiveer – Zodra de werkbon is ingevuld, kunt u deze naar de klant sturen via e-mail of een andere gewenste methode. U kunt de werkbon ook automatisch opslaan in de cloud voor later gebruik of archivering.
Vervolgens is het mogelijk om de gegevens uit de opgeslagen werkbonnen te verzamelen, delen, analyseren en kan er een koppeling gemaakt worden met uw managementtools. Lees hier meer over de verdere mogelijkheden van Plugnotes na het digitaliseren van de werkbonnen.
Een werkbon sjabloon gebruiken
Als u niet met een leeg document wilt beginnen, kunt u ook gebruikmaken van een gratis werkbon sjabloon. Er zijn veel online sjablonen te vinden, maar de kans is groot dat het de nodige flexibiliteit mist om het formulier precies aan te passen aan een specifieke werksituatie.
Binnen de werkbonnen software van Plugnotes kunt u kiezen uit verschillende sjablonen die specifiek ontworpen zijn voor werkbonnen. Deze sjablonen kunt u naar wens aanpassen, zodat ze perfect aansluiten op de werkprocessen binnen uw bedrijf. Zo is er geen technische kennis nodig om een werkbon aan te maken en kunt direct beginnen met het verzamelen van de benodigde gegevens.
Binnen de werkbonnen software van Plugnotes kunt u kiezen uit verschillende sjablonen die specifiek ontworpen zijn voor werkbonnen. Deze sjablonen kunt u naar wens aanpassen, zodat ze perfect aansluiten op de werkprocessen binnen uw bedrijf. Zo is er geen technische kennis nodig om een werkbon aan te maken en kunt direct beginnen met het verzamelen van de benodigde gegevens.
Tips voor Succesvol Gebruik
Het digitaliseren van werkbonnen is meer dan alleen het omzetten van papier naar digitaal. Het biedt mogelijkheden voor verdere automatisering, zoals automatische facturatie, voorraadbeheer en werkplanning. Door nu te investeren in een goed digitaal systeem, bereidt u uw bedrijf voor op toekomstige ontwikkelingen en groei.
Voor een succesvolle overgang naar digitale werkbonnen, zijn er enkele belangrijke aandachtspunten:
- Zorg voor een gebruiksvriendelijke inrichting die duidelijk is voor al uw teams
- Maak back-ups van alle gegevens
- Zorg voor goede beveiliging van klantgegevens: met Plugnotes is het mogelijk om te kiezen welke gegevens voor wie beschikbaar zijn.
- Implementeer een duidelijke workflow
- Zorg voor adequate ondersteuning voor medewerkers
Ontdek digitale werkbonnen met de software Plugnotes
Ontdek hoe u met de werkbonnen software van Plugnotes uw specifieke bedrijfsprocessen kunt beheren via op maat gemaakte digitale werkbonnen, zonder technische ontwikkeling.
