Skip to content

Het Digitaliseren van Formulieren: Wat, Waarom en Hoe?

Camille DB 24-feb-2025 17:00:00
digitalisering van formulierprocessen, digitaliseren van formulieren, efficiënt formulierbeheer, advies voor formulierautomatisering

Contents

Bedrijfsprocessen digitaliseren | Plugnotes

Hoe kan Plugnotes de productiviteit van ERP-software verhogen? | Plugnotes

Uw bedrijf digitaliseren: waarom en hoe? | Plugnotes
Bent u bezig met digitalisering van uw bedrijfsprocessen of heeft u de wens om als bedrijf efficiënter te werken? Het digitaliseren van formulieren ter vervanging van papier of handmatige Excel-sheets is een belangrijke stap in dat proces. Maar wat houdt een digitaal formulier precies in? Waarom is het nuttig? En hoe begin je ermee? Dit artikel geeft een compleet overzicht van alles rondom digitale formulieren en laat de mogelijkheden van software zien.

 

Wat is het digitaliseren van formulieren?

Digitaliseren betekent simpel gezegd papieren formulieren omzetten in digitale versies, zoals interactieve web- of mobiele formulieren. Het doel is niet alleen papier te vervangen, maar ook de processen die daarop volgen sneller en efficiënter te maken.

Digitale formulieren kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:
  • Werkbonnen
  • Klantregistraties
  • Bestelformulieren
  • Inspectierapporten [Link to future article about inspection]
  • Feedbackformulieren
  • Kwaliteitscontroleformulieren
  • Voorraadbeheer formulieren [Link to future article about inventory management]
 

Voordelen van digitaliseren

Het digitaliseren van formulieren biedt tal van voordelen. Het zorgt voor efficiëntere processen, lagere kosten en een betere toegankelijkheid van gegevens. Als resultaat zal de productiviteit, efficiëntie en uitvoering van dagelijkse werkzaamheden verbeteren. We zetten een aantal belangrijke voordelen op een rij:

Tijdwinst

Gegevens worden direct verwerkt en online beschikbaar voor iedereen die het nodig heeft, zonder handmatig overtypen.
 

Lagere kosten

Informatie wordt makkelijker en veiliger opgeborgen. Zo is er minder papier, wat zorgt voor minder opslag en handmatige administratie.
 

Minder fouten 

Validatie in digitale formulieren voorkomt invoerfouten.

Altijd toegankelijk 

De formulieren zijn overal en altijd beschikbaar. Zo checkt u gauw nog even de laatste status net voordat u bij een belangrijke afspraak binnen loopt.
 

Milieuvriendelijk

Minder papiergebruik verkleint uw ecologische voetafdruk.
 

Snellere analyses

Gegevens kunnen direct worden geanalyseerd en verwerkt.

Nouveau call-to-action


Uitdagingen en oplossingen

Het digitaliseren van belangrijke formulieren gaat vaak niet zonder slag of stoot en brengt doorgaans verschillende uitdagingen met zich mee. Een veelvoorkomende barrière is weerstand tegen verandering, vooral bij medewerkers die gewend zijn aan papieren processen. Het kan tijd kosten om hen te overtuigen van de voordelen en hen te trainen in het gebruik van nieuwe tools. Daarnaast kunnen de initiële kosten voor het implementeren van digitale systemen een drempel vormen, vooral voor kleinere organisaties.

Andere uitdagingen zijn:
 

Complexe IT-structuren

Bedrijven met verouderde systemen hebben soms moeite om nieuwe digitale tools te integreren.
 

Gebrek aan expertise

Zonder de juiste kennis kunnen bedrijven moeite hebben met het ontwerpen en implementeren van efficiënte digitale formulieren.
 

Databeveiliging

Het waarborgen van de veiligheid van digitaal verzamelde gegevens is essentieel, maar kan een technische uitdaging zijn.
 

Aanpassingsperiode

Tijdens de overstapperiode kunnen tijdelijke vertragingen in processen optreden.

Tools zoals Plugnotes maken deze overstap echter aanzienlijk eenvoudiger. Het platform biedt gebruiksvriendelijke oplossingen, waarmee u zonder technische kennis formulieren kunt digitaliseren en integreren met bestaande systemen. Het vormt een solide basis voor digitalisering en efficiënt formulierbeheer en ondersteuning bij elke stap van het proces.


Stappenplan voor digitalisering en efficiënt formulierbeheer

Naast geschikte software is een goede planning cruciaal om uw formulierprocessen succesvol te digitaliseren. Door stapsgewijs te werken, zorgt u ervoor dat de overgang soepel verloopt en de gewenste resultaten worden bereikt. Onderstaand stappenplan helpt u op weg:
 

Kies prioriteiten 

Start klein. Test met één afdeling en bepaal welke formulieren eerst gedigitaliseerd moeten worden.


Kies welke tool bij u past

Met Plugnotes kunt u zonder technische kennis digitale formulieren maken. Gebruik een van de standaard sjablonen of creëer een geheel nieuw formulier.

 

Ontwerp praktisch

Zorg dat formulieren logisch en gebruiksvriendelijk zijn voor alle verschillende type gebruikers die er in de toekomst mee aan de slag gaan.

 

Test en verbeter

Deel het zoveel mogelijk intern of met vertrouwde partners en verzamel feedback voordat het in de praktijk gebracht wordt.

 

Integreer systemen

Koppel formulieren aan bestaande bedrijfstools.

 

Train medewerkers

Organiseer een training en leer alle gebruikers hoe ze de nieuwe tools optimaal benutten.


Formulierautomatisering

Digitale formulieren vormen een goede basis voor het digitaliseren van processen, maar ook voor automatisering. Door handmatige invoer te verminderen, bespaart u nog meer tijd op repetitieve taken en worden menselijke fouten zoveel mogelijk vermeden. Slimme formulieren kunnen gegevens valideren, automatisch velden invullen en de belangrijke gegevens automatisch exporteren naar rapporten of gekoppelde bedrijfstools.


Plugnotes biedt een intuïtieve manier om digitale formulieren te maken en gegevens te beheren. Het platform is flexibel en helpt u data in real-time te verzamelen, analyseren en exporteren. Dit maakt het een krachtige oplossing voor efficiënt formulierbeheer en advies voor formulierautomatisering.

 

Meer weten? Boek een live demo en ontdek de mogelijkheden van Plugnotes om snel en gemakkelijk te starten met efficiënter formulierbeheer.

Nouveau call-to-action


Relevante artikelen:

 
Digitalisering

Bedrijfsprocessen digitaliseren | Plugnotes

Hoe kan Plugnotes de productiviteit van ERP-software verhogen? | Plugnotes

Uw bedrijf digitaliseren: waarom en hoe? | Plugnotes
Previous

Voorraadbeheer optimaliseren: Strategieën en methodes voor hogere efficiëntie
Next

Een digitale werkbon: Hoe en waarom?