Voorraadbeheer optimaliseren: Strategieën en methodes voor hogere efficiëntie

Dit resulteert in een efficiëntere supply chain en lagere operationele kosten, wat uiteindelijk leidt tot een hogere klanttevredenheid en een robuustere concurrentiepositie.

Het belang van voorraadbeheer optimaliseren

We noemden in het kort al een paar voordelen van optimalisatie. Bij voorraadoptimalisatie gaat het om het vinden van de balans tussen het minimaliseren van kosten en het garanderen van voldoende voorraad om aan de klantvraag te voldoen. We zetten de belangrijkste voordelen van optimaal voorraadbeheer overzichtelijk op een rij:

Kostenbesparing

Door overtollige voorraad te vermijden en tegelijkertijd tekorten te voorkomen, kunnen opslagkosten en verspilling worden beperkt.

Verbeterde klanttevredenheid

Met de juiste voorraad op het juiste moment kunnen bestellingen snel worden verwerkt en geleverd, wat leidt tot tevreden klanten.

Efficiëntere processen

Geoptimaliseerde voorraadniveaus zorgen voor een gestroomlijnde productie en distributie, wat bijdraagt aan een soepel functionerende supply chain.

Het fundament van deze voordelen is een helder inzicht in de vraag, een nauwkeurige planning en de inzet van de juiste methodes en technologieën.

Uitdagingen in voorraadbeheer 

Onvoorspelbare vraag

Leveringsonzekerheid 

Hoge kosten van opslag en kapitaal

Inefficiënte systemen

Belangrijke voorraadbeheer methodes

1. Just-In-Time (JIT) 

• Voordelen: Minder opslagruimte nodig, lagere kosten, snellere responstijden. Klanten krijgen de bestelling altijd op tijd.
  
  
• Uitdagingen: Deze methode is niet voor elk bedrijf weggelegd. Het vereist een strakke planning, betrouwbare supply chain en een nauwkeurige voorspelling van de verkoop in de nabije toekomst. Daarbij zorgt bulkinkoop van de goederen doorgaans voor voordelige inkoopprijzen, wat bij deze methode lastiger is.
  
  

2. ABC-analyse

De ABC-analyse verdeelt producten in categorieën op basis van hun waarde en verbruiksfrequentie:

• A-items: Hoogwaardige producten die een groot deel van de omzet ertegenwoordigen, maar vaak in beperkte aantallen worden aangehouden. Deze hebben de volle aandacht en dienen altijd op voorraad te zijn.
  
  
• B-items: Middelmatige waarde en frequentie.
  
  
• C-items: Producten die het minst verkocht worden en van lage waarde zijn.
  

Deze methode helpt prioriteiten te stellen bij het beheer van voorraad en investeringen, zodat er meer aandacht besteed wordt aan de meest kritische producten.

3. Economic Order Quantity (EOQ)

• Het EOQ-model berekent de optimale bestelhoeveelheid aan de hand van een wiskundig model, zodat de totale kosten (bestelkosten en houdkosten) zo laag mogelijk uitvallen.
  
• Q∗ de optimale bestelhoeveelheid is,
• DDD de jaarlijkse vraag (in eenheden) voor het product,
• SSS de kosten per bestelling, en
• HHH de jaarlijkse houdkosten per eenheid. 

Voorbeeld:

Stel dat een bedrijf een jaarlijkse vraag (DDD) heeft van 1000 eenheden. Elke bestelling kost het bedrijf €50 (SSS), en de houdkosten per eenheid per jaar bedragen €5 (HHH). Door deze waarden in de EOQ-formule te substitueren, berekenen we:



Dit resultaat betekent dat het bedrijf, om de totale kosten te minimaliseren, ongeveer 141 eenheden per bestelling moet bestellen. Door deze optimale hoeveelheid te bestellen, wordt voorkomen dat er te vaak kleine bestellingen worden geplaatst (wat de bestelkosten verhoogt) of dat er te grote voorraden worden aangehouden (wat de houdkosten opstuwt).

Op deze manier helpt dit model aan de hand van data bij het bepalen van het ideale moment en de hoeveelheid voor nieuwe bestellingen.

Voor wie is deze methode geschikt?

De methode kan nuttig zijn voor kmo’s die niet exceptioneel veel bestellingen per dag verwerken, en producten doorgaans op vaste tijdstippen aanschaffen. U dient echter te weten hoeveel stuks per product er op jaarbasis verkocht wordt, en wat de exacte kosten zijn. Daarbij is het nadeel van het EOQ-model dat het geen rekening houdt met prijsfluctuatie en vraagverandering. Om deze redenen, is dit model voor een start-up bijvoorbeeld vaak minder passend.

4. Safety Stock en Reorder Point

Safety stock is een buffer die voorkomt dat u zonder voorraad komt te zitten door onverwachte vraagpieken of vertragingen in de levering. Het reorder point is het moment waarop een nieuwe bestelling moet worden geplaatst. Samen zorgen deze methodes ervoor dat u altijd over een veilige voorraad beschikt zonder overtollige voorraad aan te houden.

Voor wie?

Het is een eenvoudige methode. De moeilijkheid zit hem vooral in het juiste reorder point bepalen. De methode kan echter goed werken voor bedrijven met een relatief kleine voorraad en voorspelbare verkoop, die geen fulltime werknemers in het magazijn in dienst hebben.

 

5. FIFO (First In, First Out) 

Bij de FIFO-methode wordt uitgegaan van het principe dat de oudste voorraad als eerste wordt verkocht of gebruikt. Dit zorgt ervoor dat producten die langer in het magazijn liggen, niet verouderen of achterhaald raken. Vooral in sectoren waar houdbaarheid van belang is, zoals de voedingsindustrie, helpt FIFO om verspilling te minimaliseren en de kwaliteit van de voorraad te waarborgen. Bovendien weerspiegelt de voorraadwaardering hiermee een actuele marktwaarde, omdat oudere, mogelijk goedkopere goederen eerst worden afgeboekt.

 

6. LIFO (Last In, First Out)

LIFO werkt precies andersom: hierbij worden de meest recent aangekochte of geproduceerde goederen als eerste verkocht of gebruikt. Dit kan voordelig zijn in tijden van stijgende prijzen, omdat de hogere kosten van de recent aangekochte producten worden meegenomen in de kosten van verkochte goederen, wat resulteert in een lager winstpercentage op papier. Echter, de oudere voorraad blijft langer in de boeken staan, wat soms kan leiden tot een verouderde voorraadwaardering. Hierdoor is LIFO minder gangbaar en in sommige standaarden, zoals IFRS, zelfs niet toegestaan.

 

 

Ontdek de voorraadbeheer software van Plugnotes

Ontdek hoe u met de voorraadbeheer software van Plugnotes uw specifieke bedrijfsprocessen kunt beheren via op maat gemaakte digitale formulieren, zonder technische ontwikkeling.

 

Relevante artikelen:

De 10 beste voorraadbeheer software
Case: Yummy Bakery digitaliseert voorraadbeheer dankzij Plugnotes
De relaties met leveranciers optimaliseren