Een goede uitvoering van interventies op het terrein draagt bij aan de reputatie van dienstverlenende bedrijven. Traditionele interventieverslagen hebben echter veel beperkingen die uw administratieve en technische opvolging negatief kunnen beïnvloeden. Om efficiënter en transparanter te werken, verandert de digitalisering van interventieverslagen met Plugnotes uw dagelijkse werkzaamheden volledig!
👉🏼 Vraag een demo aan met een Plugnotes-expert.
Een interventieverslag is een essentieel document voor dienstverlenende bedrijven die op locatie werken. Het fungeert zowel als bewijsstuk voor de klant als interne bron voor het bedrijf.
In tegenstelling tot een leveringsbon of een proces-verbaal documenteert een interventieverslag een technische activiteit en niet alleen de ontvangst van goederen of juridische aspecten. Het is dus een operationeel en administratief hulpmiddel.
De belangrijkste doelstellingen van een interventieverslag zijn:
👉🏼 Lees de ervaring van AF Belgium, dat zijn interventieverslagen heeft gedigitaliseerd met Plugnotes!
Om effectief en relevant te zijn, moet een interventieverslag enkele essentiële elementen bevatten.
Om een interventie te identificeren en het verslag intern terug te vinden, moeten enkele cruciale gegevens worden opgenomen, zoals:
Deze basisgegevens zorgen ervoor dat de interventie aan een specifieke klant kan worden gekoppeld en dat details toegankelijk blijven.
Elke actie die tijdens de interventie wordt uitgevoerd, moet duidelijk worden beschreven, of het nu gaat om het repareren van apparatuur of het installeren van een specifiek systeem.
Dit biedt in geval van geschillen een betrouwbaar bewijs van wat er daadwerkelijk is gedaan.
Dit is wellicht het belangrijkste deel van het verslag, omdat het een overzicht geeft van eventuele problemen en hoe deze zijn opgelost.
Soms kan na een interventie een vervolgbezoek nodig zijn. Het verslag vermeldt dit en zorgt voor een betere opvolging van te ondernemen acties.
Elke interventie eindigt met een conclusie waarin staat of het probleem volledig is opgelost of dat er een vervolginterventie nodig is.
Daarnaast kunnen aanbevelingen voor toekomstige interventies of onderhoud worden opgenomen.
Het verslag moet door de klant worden ondertekend om geldig te zijn en te kunnen worden gebruikt.
Met Plugnotes maakt u op maat gemaakte interventieverslagen die aansluiten bij uw behoeften en werkwijzen. Uw technici hoeven geen tijd meer te verspillen aan onleesbare papieren formulieren die moeilijk terug te vinden zijn op kantoor.
👉🏼 Vergelijk verschillende interventievolgsoftware – wij hebben het onderzoek al voor u gedaan!
Traditionele methoden, zoals papieren formulieren, hebben veel nadelen:
Papieren verslagen kunnen leiden tot organisatorische problemen, zoals vertragingen in de communicatie tussen veld- en administratieve teams. Dit kan resulteren in factureringsvertragingen, wat gevolgen heeft voor uw cashflow en klantrelaties.
Barthelémy de Theux van AF Belgium bevestigt dat zij met Plugnotes op dezelfde dag kunnen factureren dankzij de vereenvoudigde workflow.
De digitalisering van documenten vermindert menselijke fouten door automatisering. Technici voeren gegevens één keer in via een mobiele app, zonder extra handmatige invoer.
Hierdoor zijn gegevens direct gecentraliseerd en toegankelijk, wat administratieve taken vermindert en besluitvorming versnelt. U kunt interventies in realtime volgen en sneller handelen, wat uw productiviteit verhoogt!
Bovendien integreren digitale formulieren naadloos met systemen zoals CRM's en ERP's, waardoor klantbeheer en planning verbeteren.
Dankzij een vereenvoudigde archivering versterkt digitalisering ook de traceerbaarheid, wat handig is bij geschillen of kwaliteitscertificeringen. Dit alles verhoogt de klanttevredenheid door gedetailleerde en goed opgevolgde rapporten. Uw klanten vertrouwen u en worden nooit teleurgesteld.
Klaar om te starten? Met Plugnotes hebt u geen programmeerkennis nodig om een efficiënt en praktisch interventieverslag te maken.
Om een goed interventieverslag te schrijven, beveelt Plugnotes aan om de inhoud duidelijk te organiseren.
Een logische structuur, van algemene informatie (klant, locatie) tot technische details, zorgt voor een beter leesbaar document.
Verrijk uw verslagen met extra elementen, zoals foto's, aantekeningen en zelfs spraaknotities, voor duidelijke en goed gedocumenteerde rapporten. Met Plugnotes kunnen deze direct in het digitale verslag worden opgenomen, zodat alle belanghebbenden ze beter begrijpen.
Moedig uw teams aan om mee te werken aan de digitalisering van processen voor een snellere acceptatie van tools die uw bedrijf transformeren.
