Waarom handmatige taken automatiseren noodzakelijk is

Handmatige processen lijken onschuldig. Een formuliertje hier, een Excel-bestandje daar. Maar week na week stapelt de impact zich op.

Tijdverlies dat u niet ziet

Uw kwaliteitscontroleur noteert bevindingen op papier. Terug op kantoor typt iemand anders deze gegevens over in Excel. Een derde persoon stuurt het rapport door naar de productiemanager. Die vat alles samen voor het weekrapport. Vier mensen, vier momenten waarop fouten insluipen.

Fouten doorheen het proces

Een tikfout in een leveringsbon, een ontbrekend veld in een interventierapport, een verkeerd doorgemaild Excel-bestand. Kleine slordigheden met grote gevolgen. Klanten die op basis van foutieve informatie beslissingen nemen. Leveranciers die de verkeerde producten leveren. Machines die te laat onderhoud krijgen.

Controle die u mist

Wanneer werkte uw technicus precies aan welke machine? Welke leverancier levert consistent te laat? Welke kwaliteitsproblemen komen regelmatig terug? Met stapels papier en verspreide Excel-bestanden heeft u geen antwoord. U reageert op problemen in plaats van ze te voorkomen.

💡Automatisering lost deze drie problemen op. Tijd wint u terug, fouten voorkomt u, controle krijgt u.

Automatisering zonder code: waarom no-code werkt voor kmo’s

Grote bedrijven hebben IT-teams die maandenlange implementaties aankunnen. Kmo's niet. U heeft geen tijd voor complexe projecten en geen budget voor dure consultants. Daarom werkt automatisering zonder code zo goed voor kmo’s:

• Geen programmeerkennis nodig
• Uw eerste proces gaat binnen enkele dagen live
• Medewerkers kunnen het zelf

Wij zien kmo's in productie, logistiek, onderhoud en dienstverlening hun processen automatiseren zonder één regel code. Gemiddeld besparen onze klanten 40 uur en €2.000 per maand. Tijd die u investeert in groei in plaats van administratie.

Welke handmatige taken kunt u automatiseren?

Niet elke taak is geschikt voor automatisering. Maar meer processen dan u denkt zijn perfect te digitaliseren. Hieronder leest u concrete voorbeelden van bedrijven die handmatige taken automatiseerden met Plugnotes.

Kwaliteitscontroles die zichzelf registreren

• Voor:

Uw controleurs lopen met klemborden door de productiehal. Vakjes aanvinken, opmerkingen krabbelen, foto's maken met de gsm. Einde shift: alles overtypen.

• Met Plugnotes:

Uw team vult digitale checklists voor kwaliteitsmanagement in op een smartphone of tablet. Zodra iemand een afwijking registreert, krijgt de juiste manager meteen een melding met foto, tijdstempel en locatie.

• Resultaat:

CoffeeRoots detecteert kwaliteitsproblemen binnen enkele seconden, de productiecontrole is volledig gedigitaliseerd. Tijdswinst: één volledige dag per week.

Interventierapporten zonder overtypwerk

• Voor:

Techniekers schrijven tijdens interventies op papier. Die stapel komt binnen op kantoor, iemand typt alles over en genereert PDF's voor klanten.

• Met Plugnotes:

Techniekers vullen digitale interventierapporten in op locatie, zelfs zonder internet. Materiaalverbruik, foto's, handtekeningen, werkuren: alles verzamelt zich in één overzicht. Eén druk op verzenden en uw klant ontvangt automatisch een professionele PDF.

• Resultaat:

AF Belgium bespaart 40 uur per maand met digitale interventieverslagen. Hun techniekers werken offline op locatie en data synchroniseert automatisch. ROI: 800%.

Voorraadbeheer dat u waarschuwt nog voordat het op is

• Voor:

Uw magazijnmedewerker loopt tussen de rekken en merkt: bijna geen stock meer van een cruciaal onderdeel. Hij plaatst haastig een bestelling, er is drie weken levertijd en ondertussen moet u klanten teleurstellen.

• Met Plugnotes:

Geautomatiseerd voorraadbeheer monitort stock-levels in real-time. Zakt een artikel onder uw minimumniveau? Dan krijgt u meteen een waarschuwing.

• Resultaat:

Yummy Bakery digitaliseert nu hun voorraadbeheer. Voorheen werden papieren fiches ingevoerd in Excel. Nu maken ze eenvoudig inventarissen op.

Leveringscontroles met harde data

• Voor:

Leveringen komen binnen, medewerkers controleren het vluchtig en tekenen af. Weken later ontdekt u dat er regelmatig producten ontbreken of beschadigd aankomen. Maar geen bewijs, is geen actie.

• Met Plugnotes:

Digitale leveringscontrole verandert dit. Bij elke levering registreert uw team digitaal wat binnenkwam, inclusief foto's van beschadigingen. Uw systeem verzamelt automatisch statistieken per leverancier en maandelijkse rapporten genereren zich vanzelf.

• Resultaat:

The Barn verhoogde hun marge met één procentpunt door leveringsbonnen digitaal op te volgen. Bij honderden leveringen per maand levert dat serieuze besparingen op.

Stap voor stap: zo automatiseert u handmatige taken met Plugnotes

Klaar om te starten? Dit stappenplan brengt u van handmatig werk naar geautomatiseerde workflows. Elke stap bevat concrete acties die u direct kunt toepassen.

Stap 1: kies uw eerste proces om te automatiseren

Begin niet met uw meest complexe werkstroom. Maar kies een eenvoudig proces dat dagelijks terugkomt en voor frustraties zorgt.

Concrete actie:

• Welke taak komt elke dag opnieuw terug?
• Waar verliest uw team de meeste tijd?
• Welk proces veroorzaakt regelmatig fouten?
• Wat irriteert uw medewerkers elke week opnieuw?

• Impact (hoeveel tijd bespaart automatisering?)
• Complexiteit (hoe simpel is het proces?)
• Urgentie (hoe hard is het nodig?)

• Checklist voor kwaliteitscontrole die altijd hetzelfde is
• Interventierapporten met vaste structuur
• Goedkeuringsflow met duidelijke stappen
• Leveringscontrole met standaard velden
   

Stap 2: bouw uw digitaal formulier

Nu wordt automatisering van processen concreet. U bouwt uw eerste digitale formulier in Plugnotes. Dit doet u via een visuele editor. Geen code, dus u heeft geen programmeerkennis nodig. U sleept elementen naar uw formulier zoals u dat wilt.

Concrete actie: