Leveringsbon: Hoe dit document de logistiek van uw bedrijf kan verbeteren

Een goede documentatie van logistieke processen is essentieel om de samenwerking tussen uw bedrijf, transporteurs en klanten soepel te laten verlopen. Wat is een leveringsbon? Wat moet erin staan? En waarom zou u deze digitaliseren? Plugnotes helpt u om efficiënter te werken bij de levering van uw goederen..

Wat is een leveringsbon?

Een leveringsbon is een document dat bij een bestelling wordt meegeleverd wanneer deze wordt verzonden.

Het bevat:

• een lijst met verzonden artikelen,
• hun hoeveelheden,
• en leveringsdetails.

De leveringsbon wordt door de ontvanger ondertekend om de ontvangst van de goederen te bevestigen. Dit document is cruciaal voor een duidelijke traceerbaarheid in het hele logistieke proces.

Wanneer u denkt aan een leveringsbon, stelt u zich waarschijnlijk een los vel papier voor dat gemakkelijk zoekraakt, toch? Gelukkig wordt dankzij digitale technologieën de digitale leveringsbon steeds vaker gebruikt. Deze aanpak maakt het niet alleen eenvoudiger om logistieke processen te beheren, maar ondersteunt ook andere afdelingen, zoals de klantenservice, bij leveringsproblemen.

De leveringsbon dient namelijk als juridisch bewijs van ontvangst en wordt gebruikt voor:

• boekhouding,
• voorraadbeheer,
• en orderopvolging.

👉🏼 Ontdek hoe u uw leverings- en klachtenbeheer bij leveranciers digitaliseert met Plugnotes!

Wat is het verschil tussen een leveringsbon, een bestelbon en een factuur?

De termen "leveringsbon", "bestelbon" en "factuur" hebben elk een eigen rol binnen de supply chain. Ze zijn niet uitwisselbaar!

• Leveringsbon: wordt door uw bedrijf gemaakt om de goederen bij verzending te begeleiden. Het bevestigt de correcte levering van de producten zoals vermeld op de bestelbon.
• Bestelbon: wordt door de koper gegenereerd om zijn intentie te bevestigen om producten of diensten bij uw bedrijf aan te kopen. Het zet het bestelproces in gang.
• Factuur: wordt na levering opgesteld en bevat de details van de bestelling. Het dient als betalingsverzoek.

Afhankelijk van de commerciële overeenkomst kan een factuur vooraf, bij levering of periodiek worden opgesteld.

.

Waarom is een leveringsbon belangrijk?

Een leveringsbon is essentieel voor het goed functioneren van uw bedrijf:

Verificatie van goederen

Het zorgt ervoor dat de verzonden producten overeenkomen met wat besteld en geleverd is (in hoeveelheid en kwaliteit).

Voorraadbeheer

Bij ontvangst van goederen helpt de leveringsbon om uw voorraadniveaus aan te passen voor toekomstige bestellingen.

Opvolging en bevestiging van goederen

De leveringsbon zorgt ervoor dat de verzonden producten exact overeenkomen met wat besteld en geleverd is (aantal en kwaliteit).

Juridisch bewijs van levering

De leveringsbon is een formeel en juridisch bewijs dat de goederen correct aan de ontvanger zijn geleverd. Dit vermindert klachten en betwistingen.

Interne communicatie

Het vergemakkelijkt de samenwerking tussen logistiek, boekhouding en inkoop door een duidelijke transactiehistorie te bieden.

Hoe maakt u een leveringsbon?

Een leveringsbon opstellen is eenvoudig, maar vereist bepaalde essentiële gegevens om geldig en efficiënt te zijn.

Wat moet erin staan?

• Leveranciersinformatie: : bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer.
• Klantgegevens: naam van de ontvanger, leveringsadres, contactpersoon en telefoonnummer.
• Bestellingsdetails: beschrijving van producten, aantallen, referenties en aantal pakketten.
• Uniek nummer: een leveringsbonnummer voor eenvoudige identificatie in uw logistieke systeem.
• Verzend- en leveringsdatum.
• Handtekeningen: van de transporteur en ontvanger ter bevestiging van ontvangst.

Plugnotes raadt aan om een overzichtelijke en eenvoudige lay-out te gebruiken. Zo blijft de bon leesbaar en gemakkelijk te gebruiken door alle betrokkenen.

Waarom uw leveringsbonnen digitaliseren?

Digitale leveringsbonnen bieden tal van voordelen, zoals verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid.

• Minder fouten: Digitalisering elimineert handmatige invoerfouten en voorkomt verlies van fysieke documenten.
• Kostenbesparing: Minder papier, opslag en printkosten.
• Tijdwinst: Met digitale tools zoals Plugnotes kunt u bonnen maken, beheren en delen in enkele klikken, waardoor u het orderverwerkingsproces versnelt.
• Verbeterde traceerbaarheid: Digitale bonnen zijn eenvoudig te archiveren en later te raadplegen, wat de orderopvolging vereenvoudigt.

De juridische waarde van een leveringsbon

Zowel in papieren als digitale vorm heeft de leveringsbon juridische waarde. Het dient als duidelijk bewijs van de uitvoering van een leveringscontract volgens het Consumentenwetboek (artikelen L216-1 tot L216-6 en L241-4) en het Burgerlijk Wetboek (artikel 1610).

Om echter de juridische geldigheid van een digitale leveringsbon te waarborgen, moeten bepaalde voorwaarden worden nageleefd. Zo moeten deze documenten door uw bedrijf gedurende 10 jaar worden bewaard.

Daarnaast is een digitale archivering en een elektronische handtekening vereist. Deze procedure garandeert de geldigheid, integriteit en leesbaarheid van het document door de tijd heen.

De digitale oplossing van Plugnotes voor het aanmaken van leveringsbonnen helpt u deze aspecten te beheren en zorgt ervoor dat uw digitale leveringsbonnen voldoen aan de geldende regelgeving.

Welke software gebruiken om digitale leveringsbonnen te maken en te beheren?

Tegenwoordig zijn er verschillende oplossingen beschikbaar om digitale leveringsbonnen te creëren en beheren.

Plugnotes onderscheidt zich als een flexibele, eenvoudige en no-code oplossing! Zonder specifieke IT-kennis kunt u uw papieren processen eenvoudig omzetten in digitale workflows.

Dankzij de intuïtieve functies van Plugnotes maakt u snel digitale formulieren en integreert u uw leveringsbonnen in uw logistiek beheer. Wilt u verder gaan? Maak ook facturen en bestelbonnen aan als onderdeel van een geïntegreerd procesbeheer (ERP) voor uw bedrijf.