Skip to content

Digitale werkbon voorbeeld: zo maat u de overstap van Excel naar efficiënt digitaal werken

Camille DB 9-feb-2026 14:25:54
digitaal werkbon digitalisering voorbeeld

Contents

Alles over formulieren digitaliseren | Plugnotes

Digitale werkbonnen maken | Plugnotes

Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS): De complete uitleg | Plugnotes
Veel kmo’s in bouw, onderhoud en dienstverlening gebruiken nog steeds papieren werkbonnen ofExcel-bestanden om hun werkzaamheden te registreren. Op het eerste gezicht lijkt dat handig engoedkoop. Excel biedt flexibiliteit en papier voelt vertrouwd. Maar wie dagelijks met deze toolswerkt, ervaart al snel de nadelen. Formulieren raken kwijt of beschadigd, gegevens wordendubbel ingevoerd en fouten sluipen onopgemerkt in de administratie. Bovendien is het moeilijkom het overzicht te bewaren of rapporten te delen met klanten en collega’s.
 
Een digitale werkbon neemt deze problemen weg. Door alle informatie rechtstreeks via eensmartphone, tablet of computer te registreren, verdwijnt papierwerk en handmatige verwerking.
 
In dit artikel leest u:
  • Wat een goede werkbon bevat
  • Waarom Excel zijn beperkingen heeft
  • Hoe u met software in enkele minuten uw eigen digitale werkbon maakt 

Ik wil er over praten met een Plugnotes-expert.

Wat is een digitale werkbon?  

Een werkbon is het basisdocument waarmee uw team vastlegt welk werk er werd uitgevoerd, bijwelke klant en wanneer. Het vormt de brug tussen het werkveld en de administratie. Veelbedrijven werken met Excel of papieren formulieren omdat die vertrouwd aanvoelen. Maar dieaanpak brengt ook nadelen met zich mee:
  • Papieren formulieren raken kwijt of worden onleesbaar
  • Excel-bestanden circuleren via e-mail in meerdere versies
  • Er is geen automatische opvolging of centrale opslag
Digitale tools maken het mogelijk om werkbonnen in te vullen via een smartphone, tablet ofcomputer - ook offline. Het maken van een werkbon digitaal is niet alleen efficiënt, maar zorgt ookvoor een gestroomlijnde administratieve workflow en foutreductie
 

Waarom is een digitale werkbon belangrijk voor kmo’s? 

Voor kleine en middelgrote bedrijven is tijd kostbaar. Het handmatig bijhouden van werkbonnenkost werkuren van uw team en vergroot daarnaast de kans op fouten. Bovendien verwachtenklanten steeds vaker snelle, digitale rapporten.
 
Een digitale werkbon biedt uw bedrijf:
  • Direct overzicht: alle werkbonnen op een centrale plek
  • Snellere administratie: geen handmatige invoer of scans nodig
  • Betere klantcommunicatie: werkrapporten zijn meteen beschikbaar voor klanten
  • Minder fouten: automatische berekeningen en invoer beperken menselijke fouten.

Digitale werkbon voorbeeld: de essentiële onderdelen 

Een goede werkbon is duidelijk, volledig en makkelijk in te vullen. Een werkbon kan verschillendevormen aannemen afhankelijk van uw dienst of product. Maar of het nu gaat overonderhoudswerken, servicebezoeken of grote bouwprojecten, het doel en de structuur blijvenhetzelfde.

U kunt uw werkbon maken in Excel, op papier of met een digitale tool. Maar de belangrijksteonderdelen van die werkbon zijn bij elke werkwijze dezelfde:

  • Bedrijfs- en klantinformatie: wie voert het werk uit en bij wie?

  • Beschrijving van de werkzaamheden: wat is er precies uitgevoerd of gecontroleerd?

  • Tijdsregistratie: start- en eindtijd, pauzes en totaal aantal werkuren

  • Gebruikte materialen: onderdelen of materialen die werden geplaatst, vervangen of ingezet

  • Handtekening: van technieker en klant, digitaal of op papier

  • Foto’s of opmerkingen: bewijs van uitgevoerde taken of bijkomende meldingen

Collect data - QR code

 

Werkbon maken in Excel: voordelen en beperkingen 

Veel kmo’s beginnen met Excel omdat het snel en goedkoop is. U kunt eenvoudig een sjabloonmaken, velden aanpassen en het bestand opslaan.

Voordelen van een werkbon in Excel:

  • Lage kostprijs

  • Flexibel in gebruik

  • Bekend format voor medewerkers

Nadelen van een werkbon in Excel:

  • Niet handig op smartphone of tablet

  • Kans op fouten of dataverlies

  • Geen automatische updates en centrale opslag

  • Geen integratie met planning, facturatie of andere tools

Excel kan een goede tijdelijke oplossing zijn, maar zodra uw bedrijf groeit, stuit u opbovenstaande beperkingen. Een digitale werkbon app combineert de flexibiliteit van Excel methet gemak van automatische opslag, koppelingen en mobiele toegang.

Excel-300x169 form-png

 

De voordelen van een digitale werkbon app

Een digitale werkbon app biedt heel wat voordelen ten opzichte van papier formulieren entraditionele Excel-bestanden:
 

Minder fouten

Medewerkers kunnen hun werkbon eenvoudig invullen vanaf een smartphone, tablet of pc, zelfswanneer er geen internetverbinding beschikbaar is. Handgeschreven notities kunnen somsonleesbaar zijn of informatie missen, terwijl digitale formulieren automatisch controleren of allebenodigde gegevens correct zijn ingevuld.
 

Deel en gebruik gegevens meteen

Uw gegevens worden direct centraal opgeslagenen gedeeld met de juiste personen. Zo werkenalle teamleden altijd met de nieuwste versie van de werkbon, documenten raken niet kwijt en ubehoudt volledig overzicht over alle werkzaamheden.
 

Integratie met bestaande tools

Een ander voordeel is de integratie met bestaande tools voor planning, facturatie enrapportering. Werkbonnen kunnen automatisch gekoppeld worden aan andere bedrijfsprocessen,waardoor administratieve handelingen tot een minimum worden beperkt. Het resultaat is eensnellere, foutloze en overzichtelijke workflow, die zowel uw team als uw klanten ten goede komt.  
 

Uw werkbon digitaliseren met Plugnotes 

Werkbonnen digitaliseren, is makkelijker dan veel bedrijven denken. Digitale werkbonnen makenmet Plugnotes gaat snel en eenvoudig, zelfs zonder technische kennis. U kiest een bestaandetemplate of stelt zelf een formulier samen dat perfect aansluit bij uw workflow. Medewerkersvullen de werkbon in vanaf smartphone, tablet of computer, waardoor het werk in het veld en deadministratie naadloos op elkaar aansluiten. Hier leest u meer over de mogelijkheden vandigitale formulieren in Plugnotes. 
 
Alle gegevens worden automatisch opgeslagen en gedeeld, zodat iedereen altijd dezelfde versiegebruikt. Bovendien kan de informatie eenvoudig gekoppeld worden aan bestaande tools voorplanning of facturatie. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft een duidelijk overzicht van alleuitgevoerde taken.
 
 

Extra tips voor een efficiënte digitale werkbon 

 
Door deze eenvoudige tips toe te passen, maakt u uw digitale werkbon niet alleengebruiksvriendelijker, maar zorgt u er ook voor dat de informatie die uw team verzamelt directwaardevol is voor administratie en rapportage. 
  • Gebruik vooraf gedefinieerde templates: bespaart tijd en voorkomt dat u telkens hetzelfdeopnieuw moet instellen
  • Voeg foto’s en opmerkingen toe: digitaal bewijs maakt rapportage en facturatie eenvoudiger
  • Integreer met planning en facturatie: zo kunt u werkbonnen direct koppelen aan anderebedrijfsprocessen
  • Houd formulieren eenvoudig: te complexe formulieren leiden tot minder gebruik in het veld 

Voorbeeld: AF Belgium digitaliseert zijn interventierapporten met Plugnotes

De technici van AF Belgium vulden handmatig papieren interventierapporten in op locatie. De documenten raakten soms kwijt of er ontbrak noodzakelijke informatie. Hierdoor moesten klanten opnieuw bezocht worden en was de facturatie tijdrovend en laattijdig.

Na overstap naar Plugnotes ziet het proces er als volgt uit:

  • Real time traceerbaarheid en zichtbaarheid van de veldteams

  • Nauwkeurig voorraad- en materiaalbeheer voor de interventies

  • Volledige interventierapporten die bedrijf en klant samen goedkeuren

  • Snelle facturatie

Door deze digitalisering bespaart AF Belgium zo’n 40 uur en 2.000 euro per maand. 

 

Nouveau call-to-action

 

 

 
Digitalisering digitaal werkbon

Alles over formulieren digitaliseren | Plugnotes

Digitale werkbonnen maken | Plugnotes

Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS): De complete uitleg | Plugnotes
Previous

Handmatige taken automatiseren: een stappenplan dat werkt