Chehoma digitalise ses processus avec Plugnotes

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Grossiste actif dans la décoration depuis plus de 30 ans, Chehoma propose une collection de plus de 4 000 objets, travaille avec 300 fournisseurs et distribue à plusieurs milliers de professionnels dans une cinquantaine de pays. Avec 10 000 m² de stockage et un réseau d'agents commerciaux indépendants répartis géographiquement, la complexité opérationnelle est considérable.

Depuis plusieurs années, Chehoma ressentait le besoin de simplifier et de digitaliser les processus en place pour améliorer l'efficacité de ses équipes. C'est là que Plugnotes est entré en jeu, avec une approche no-code qui a permis de structurer trois processus clés sans projet IT lourd : rapports de visite commerciale, suivi des anomalies en dépôt, et communication inter-équipes.

Avant Plugnotes : trois points de friction opérationnels

Chehoma faisait face à trois problématiques distinctes mais liées : un suivi commercial fragmenté, une gestion des anomalies en dépôt informelle, et une communication inter-équipes par canaux multiples sans centralisation.

Un réseau d'agents sans rapport structuré

Chehoma travaille avec un réseau d'agents indépendants qui rendent visite à des clients par région et les accompagnent dans leurs prises de commandes. L'équipe commerciale dans les bureaux collaborait jusqu'il y a peu au travers d'échanges irréguliers par email et informels par téléphone. Résultat : pas de vision consolidée du travail terrain, pas de capacité à évaluer objectivement les performances, et une perte d'information continue.

Des anomalies de dépôt non documentées

Avec plus de 4 000 références et 10 000 m² de stockage, le suivi des anomalies se faisait indirectement au travers de discussions entre les ouvriers et l'équipe en charge des achats, ou ne se faisait parfois pas du tout. Articles cassés, mal rangés, imparfaits : les anomalies à lister quotidiennement sont nombreuses. Sans traçabilité, ces incidents représentaient une perte sèche pour l'entreprise, sans possibilité de remonter aux fournisseurs concernés.

Une communication inter-équipes éclatée

Entre l'équipe commerciale, les achats, la comptabilité et les ouvriers de dépôt, les informations circulaient par tous les canaux possibles (email, téléphone, papier, conversations informelles). Difficile dans ces conditions de garantir qu'une anomalie remontée par un ouvrier arrive bien jusqu'à la note de crédit fournisseur ou jusqu'à l'ajustement de commande client.

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Après Plugnotes : trois processus digitalisés sans projet IT

Chehoma a structuré trois processus clés avec Plugnotes, chacun adressé par un formulaire digital configuré en quelques heures sans développement informatique.

1. Rapports de visite digitaux pour les agents commerciaux

Avec Plugnotes, Chehoma a configuré en quelques heures un formulaire dynamique permettant aux agents de compléter des rapports de visite structurés. En demandant aux agents de compléter ce formulaire accessible via un lien ou un QR code, même sans télécharger l'application, l'équipe commerciale peut désormais :

• suivre le travail quotidien des agents
• générer des rapports mensuels pour évaluer les commerciaux
• centraliser et consulter les demandes et plaintes venant des clients de manière structurée
• consulter les fiches complétées sous forme de fiches dynamiques ou de tableaux Excel

Le passage à un formulaire structuré a transformé une relation distante avec les agents en pilotage commercial réel, avec données objectives à l'appui.

2. Suivi des anomalies en dépôt avec photos

Pour solutionner les pertes liées aux anomalies non documentées, l'équipe des achats a configuré un formulaire listant les données à compléter pour qu'ils puissent recevoir un rapport efficace des anomalies constatées sur le terrain, avec en annexe les photos expliquant le problème : référence du produit, quantité concernée, localisation dans le dépôt.

Les ouvriers ont rapidement appris et adhéré au système qui leur fait gagner beaucoup de temps et leur permet de participer facilement à la gestion des stocks. La mise à jour se fait directement depuis leur smartphone, sans effort. Grâce à cette structuration, l'entreprise peut désormais :

• assurer le suivi des anomalies fournisseurs
• générer instantanément des rapports pour les fournisseurs
• partager l'information avec le service comptable pour les demandes de notes de crédit
• partager l'information avec l'équipe commerciale pour adapter les commandes clients

3. Communication centralisée entre toutes les équipes

En standardisant et centralisant la collecte d'informations et de fichiers au travers des formulaires Plugnotes, Chehoma a amélioré la communication au sein de ses équipes. Les informations sont disponibles à tous sous forme de fiches dynamiques ou de tableaux Excel. Grâce au moteur de recherche global, n'importe qui peut retrouver une information en quelques secondes, sans passer par un collègue.

Le tout, sans le moindre développement informatique ou connaissance technique requise.

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Pourquoi ce cas est représentatif du secteur grossiste-distribution

Le cas Chehoma illustre une problématique partagée par la plupart des grossistes et distributeurs avec un large catalogue produits et un réseau commercial étendu.

Le volume et la diversité créent la complexité

4 000 références, 300 fournisseurs, des clients dans 50 pays : à cette échelle, les processus papier ou Excel ne tiennent plus. Chaque oubli, chaque anomalie non documentée devient une perte de marge multipliée par le volume.

Les agents commerciaux à distance ont besoin d'outils mobiles

Un réseau d'agents indépendants ne peut pas se piloter par email seul. Un formulaire digital accessible par QR code ou lien direct, sans installation d'application, transforme la collecte commerciale en source de données structurées et activables.

Le dépôt est souvent là où la marge se perd

Les pertes silencieuses (casse, articles non rangés, livraisons fournisseurs partielles) sont rarement chiffrées, mais cumulées sur l'année elles représentent un montant significatif. Digitaliser leur suivi, c'est récupérer cette marge invisible.

Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre cas Facq qui a économisé 40 heures par mois sur sa gestion d'anomalies fournisseurs, ou notre cas The Barn Biomarket sur la digitalisation des réceptions multi-magasins.

Discutez-en avec un de nos experts et découvrez Plugnotes en action.

Une méthode duplicable pour le secteur de la distribution

Le cas Chehoma illustre une dynamique partagée par beaucoup de grossistes et distributeurs : une activité opérationnellement complexe (multi-sites, multi-fournisseurs, agents distribués), mais des outils digitaux qui ne couvrent pas les processus terrain les plus chronophages.

L'approche par formulaires digitaux fonctionne dans la distribution de décoration, mais aussi dans le retail alimentaire, le BTP, l'industrie manufacturière et tous les secteurs où les équipes terrain doivent capter de l'information structurée et la faire circuler rapidement.