The Barn Biomarket organise le suivi de ses réceptions avec Plugnotes

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Si vous ne connaissez pas encore The Barn Biomarket, il est grand temps de les découvrir. The Barn, c'est un marché couvert bio qui démocratise les produits bio et le vrac pour les rendre accessibles à tous.

Aujourd'hui, The Barn Biomarket compte 5 magasins, travaille avec plus de 25 fournisseurs et gère plus de 5 réceptions quotidiennes par magasin, soit environ 25 réceptions par jour à traiter.

Dans le secteur du bio et de la grande distribution spécialisée, les marges sont structurellement serrées. Chaque écart non détecté sur une livraison (manquant, casse, produit non commandé) coûte directement de la rentabilité. C'est pour fiabiliser ce maillon opérationnel critique que The Barn Biomarket a digitalisé toute sa chaîne de réception fournisseurs avec Plugnotes.

Avant Plugnotes : la gestion manuelle des bons de livraison, un cauchemar discret

Chez The Barn, comme dans la plupart des enseignes multi-magasins, les livraisons quotidiennes de marchandises sont en théorie faciles à gérer. En réalité, le suivi des manquants, de la casse et des produits non commandés reste un grand défi opérationnel.

Des incidents quotidiens difficilement traçables

Sans réaction structurée et bonne documentation, les incidents de réception deviennent vite le cauchemar des responsables des stocks et des comptables lors du contrôle et du paiement des factures, ou lors des demandes de notes de crédit. Un manquant non documenté, c'est une marge perdue qui ne sera jamais récupérée auprès du fournisseur.

Un système papier qui ne tient pas à l'échelle

Tout se faisait manuellement : les bons de réception étaient stockés dans des classeurs dans chaque magasin et analysés un à un au moment du paiement des factures et des analyses de marges par magasin. Avec 5 magasins et 25 fournisseurs, l'organisation devenait rapidement intenable.

Un impact direct sur la marge dans un secteur serré

Dans le retail bio, la marge moyenne est plus faible que dans le retail conventionnel. Chaque erreur non détectée sur une réception fournisseur impacte directement la rentabilité du magasin. Les responsables avaient besoin d'une méthode robuste pour suivre les anomalies de réception sans alourdir le quotidien des équipes terrain.

C'est là que Plugnotes entre en jeu:

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Après Plugnotes : un suivi des réceptions entièrement digitalisé

The Barn Biomarket utilise Plugnotes pour digitaliser et organiser le suivi de ses réceptions. Les réceptionnaires peuvent eux-mêmes assurer le classement électronique des documents et le suivi des anomalies en y joignant directement, le cas échéant, des photos prises sur le moment.

Un processus en 3 étapes simples

1. Configuration d'un formulaire numérique via l'interface no-code de Plugnotes pour structurer toute la chaîne de réception
2. Via un système QR code ou via l'application mobile, les équipes en magasin accèdent au formulaire, scannent le bon de livraison, photographient les anomalies éventuelles et indiquent si la livraison est incomplète
3. L'équipe opérationnelle reçoit les informations en temps réel et peut les analyser via les tableaux Excel ou via l'application web, y compris les pièces jointes

Une couche digitale qui s'étend à d'autres besoins

Avoir Plugnotes dans sa boîte à outils, c'est comme avoir un couteau suisse : toujours prêt à relever de nouveaux défis opérationnels. Une fois le formulaire de réception en place, la méthode peut être dupliquée pour d'autres processus : archivage des contrats fournisseurs, collecte des rapports de visite des équipes commerciales, contrôles qualité sur les sites de production.

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Les bénéfices concrets de la digitalisation

Cinq atouts ressortent du déploiement Plugnotes chez The Barn Biomarket, qui se retrouvent généralement dans les autres déploiements similaires.

Configuration simplifiée en no-code

Grâce au glisser-déposer pour la configuration du formulaire, aucune compétence technique n'est requise. Les responsables métier configurent eux-mêmes les champs dont ils ont besoin.

Accessibilité universelle

Le formulaire est accessible à tous les membres du personnel à partir d'un smartphone ou d'une tablette, même sur des appareils partagés en magasin. Pas de licence par utilisateur à gérer.

Efficacité opérationnelle

Chaque réception complétée devient de l'information activable et consultable par les équipes sous forme de fiche dynamique ou de tableaux Excel : rapports d'anomalies, listes de litiges, analyses de marges par fournisseur.

Simplicité d'adoption

Aucune expérience technique requise et très peu de formation pour les équipes qui utilisent le système. C'est décisif pour des équipes terrain souvent en rotation dans le retail.

Centralisation et duplication

La méthode peut ensuite être dupliquée pour d'autres besoins opérationnels : suivi des absences, suivi des contrats, répertoire de contacts fournisseurs, inventaires, diffusion de documentation. Une fois la première digitalisation réussie, l'extension coûte presque rien.

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Pourquoi ce cas client est représentatif du retail multi-magasins

Le cas The Barn Biomarket illustre une problématique partagée par la plupart des enseignes du retail multi-magasins : structurer le suivi des réceptions sans alourdir le quotidien des équipes terrain.

Le volume crée la friction

5 réceptions par jour et par magasin, c'est environ 25 réceptions à traiter quotidiennement à l'échelle de l'enseigne. Sans outil structuré, le simple suivi de l'état des réceptions consomme plusieurs heures par jour pour les responsables.

Le multi-sites multiplie les sources d'erreur

Avec 5 magasins, garantir un traitement uniforme des anomalies devient un défi majeur. Un formulaire digital standardisé garantit que chaque magasin suit la même procédure, avec les mêmes champs et la même rigueur, quelle que soit l'équipe en place.

L'enjeu de marge transforme la digitalisation en investissement

Dans un secteur où la marge est structurellement serrée, chaque anomalie détectée à temps est récupérée en note de crédit fournisseur. Ce qui aurait été une perte sèche devient une récurrence financière positive. Le ROI de la digitalisation est très rapide.

Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre cas Facq qui a économisé 40 heures par mois sur sa gestion d'anomalies fournisseurs, ou notre article sur comment économiser une semaine par mois en digitalisant le suivi des livraisons.

Discutez-en avec un de nos experts et découvrez Plugnotes en action.

Un cas qui se duplique facilement à d'autres secteurs

Le cas The Barn Biomarket est représentatif d'une problématique partagée par toutes les enseignes multi-magasins du retail : structurer le suivi des réceptions à l'échelle, sans alourdir le quotidien des équipes terrain.

L'approche par formulaire digital fonctionne dans le bio, mais aussi dans le retail alimentaire classique, le retail non-alimentaire et tous les commerces qui reçoivent régulièrement des livraisons fournisseurs avec un enjeu de traçabilité et de fiabilité comptable.