Foire aux questions
Les éclaircissements détaillés à vos interrogations les plus fréquentes.
Contenu
Coût et Retour sur Investissement (ROI)
La digitalisation avec Plugnotes est-elle coûteuse en temps et en argent ?
Vu que Plugnotes est une application no code, il est toujours possible de le faire soi même avec 1 à 2 jours de formation que nous organisons régulièrement. Si vous n’avez pas le temps ou l’envie de le faire, un de nos consultants partenaires peut assurer ce travail en quelques heures.
Le R.O.I de la digitalisation avec Plugnotes est-il satisfaisant ?
Selon nos clients, comparativement à tous les autres outils de gestion, le R.O.I avec Plugnotes est quasi toujours le meilleur. Facilement adapté et ciblé sur de réels problèmes auxquels ils avaient renoncés à trouver des solutions, par manque d’outils adaptés ou par manque de budget.
Les magasins The Barn annonce avoir amélioré de plus d’un 1% leurs marges pour moins de 5000 EUR par an.
Existe-t-il des coûts cachés ou supplémentaires avec Plugnotes ?
Plugnotes propose différentes formules de licences selon vos besoins et réalité de terrain.
D’éventuels coûts supplémentaires peuvent varier, en fonction du nombre d’utilisateurs et de formulaires supplémentaires à votre licence initiale, ou pour répondre à une demande d’accompagnement spécifique.
Nos tarifs actuels sont basés sur le nombre de formulaires, et le nombre d’utilisateurs. Le package de départ est de 5.000 EUR/an pour 20 formulaires et 10 utilisateurs.
Plugnotes est-il aussi onéreux qu'un ERP ?
Les coûts entre les 2 outils ne sont pas comparables . En effet, avec Plugnotes vous pouvez travailler pas à pas et donc mieux maitriser les investissements à faire et leur R.O.I.
Plugnotes est conçu pour être intuitif, rapide et facile à déployer, contrairement à de nombreux ERP qui nécessitent des mois de mise en œuvre et de formation.
En savoir plus sur Plugnotes et les ERP
Quel est le nombre d’utilisateur moyen ? Quel est le coût supplémentaire par utilisateur additionnel ?
Une PME varie en moyenne entre 4 et 10 utilisateurs. Si vous nécessitez plus d’utilisateurs, le coût par utilisateur est de 250 euro/an par utilisateur, mais une dégressivité est appliquée en fonction du nombre (jusqu’à -60%).
Utilisation de Plugnotes
Est-ce que l'utilisation de Plugnotes nécessite une réorganisation complète de mes workflows ?
Non, grâce à la flexibilité de ses formulaires connectables, Plugnotes s’adapte à votre réalité, et non le contraire, comme c’est souvent le cas avec un ERP.
Plugnotes est-elle adaptée aux entreprises de toutes tailles ?
Oui, Plugnotes est destinée à tout type d’entreprise (quelque soit son secteur et sa taille), qui souhaite digitaliser ses nombreux process. Ceux- ci étant souvent non couverts par leur ERP pour différentes raisons : coûts de développements, coûts des licences, manque de flexibilité, indisponible sur mobile ou en mode offline, etc.
Si nous ne possédons pas d’ERP ou de CRM, ne faut-il pas commencer par ça ou est-ce que Plugnotes se suffit à lui-même ?
Plugnotes peut-être exploité seul ou en complément d’un autre outil. Pour exemple, The Barn utilise uniquement Plugnotes afin de numériser leur suivi et anomalies de réception. Un retour sur investissement représentant pas moins de 40h/mois et 1% de marge.
D’autres clients adoptent Plugnotes en tant que complément à leur ERP. Cela leur permet d’éviter des dépenser des dizaines de milliers d’euros à développer un module sur-mesure.
Peut-on utiliser un formulaire préexistant et ensuite y incorporer des sections à remplir ?
Oui bien sur ! Nous proposons des dizaines de modèles de formulaires pour faciliter votre démarrage, ces derniers peuvent ensuite être adaptés avec vos propres données.
Un utilisateur, peut-il remplir des formulaires et les ajuster ?
Les utilisateurs peuvent se connecter à Plugnotes via l'application ou le site web et ont accès aux fonctionnalités spécifiquement autorisées par l'administrateur. Ils peuvent consulter et utiliser les formulaires en fonction des permissions accordées et ont accès à l'historique des formulaires remplis, avec la capacité de générer des rapports, des analyses et d'effectuer diverses exportations.
L’administrateur bénéficie d'un accès complet à Plugnotes, lui permettant de gérer intégralement les droits et accès des utilisateurs. Cette position lui confère la responsabilité de la création et de la gestion des formulaires numériques, assurant un contrôle total sur l'environnement de travail.
Les non-utilisateurs tels que les sous-traitants et certains employés interagissent avec Plugnotes de manière limitée. Ils n'ont pas besoin de créer un compte utilisateur, ce qui facilite leur interaction avec certains aspects du système sans nécessiter un accès complet.
Le consultateur a un accès restreint à Plugnotes, se limitant à la lecture seule. Il peut consulter les rapports mais ne possède pas les droits pour effectuer des modifications ou des éditions.
Les contributeurs : Les contributeurs ont la capacité de participer à un formulaire spécifique. Ces formulaires peuvent être partagés publiquement via un QR code, permettant une contribution illimitée sans influencer le nombre de licences requises.
Pouvez-vous expliquer la différence entre un utilisateur et un contributeur ?
Un utilisateur est quelqu'un qui est inscrit sur Plugnotes, se connecte à l'application web ou mobile de Plugnotes, et a des droits (création de formulaires, consultation de l'historique, complétion de formulaires, génération de fichiers). Un utilisateur peut donc créer des documents.
En revanche, un contributeur est une personne qui remplit simplement les formulaires sans avoir besoin de créer un compte utilisateur. Il n'y a pas de limite de contributeurs.
Est-ce que la signature faite par un client ou un fournisseur sur le document est juridiquement contraignante ?
Deux options existent : signature validée par code/itsme ou une simple signature digitale.
Plugnotes offre-t-il des possibilités d'automatisation ?
Oui, Plugnotes est connecté à Zapier et dispose d'un module d'automatisation intégré. En savoir plus sur nos automatisations et intégrations.
Est-il possible de connecter Excel à Plugnotes afin de récupérer les données automatiquement ?
Oui, vous pouvez extraire les données par export ou en connectant Plugnotes à Excel pour un transfert automatique.
Peut-on utiliser Plugnotes pour créer des rapports d'audit complexes avec des informations libres (liste déroulante, cases à cocher) ?
Oui, Plugnotes permet de créer des formulaires complexes pour des rapports d'audit, incluant des logiques avancées. Plus de 30 formats sont disponibles tels que la géoloc, intégration itsme, signature digitale, scan de documents, ajout de fichiers: photos, audios, génération de QR-codes, lien avec base de données, etc… En savoir plus.
Quel est pour vous le principal atout de Plugnotes vs des solutions de formulaires comme Typeform ?
Typeform est une application dédiée aux formulaires de type "marketing". Plugnotes est dédié aux processus opérationnels et aux besoins de terrain, avec des fonctionnalités uniques pour ce type de besoin (application mobile, connexion à tous vos ERP, liens vers bases de données, connexion hors ligne, génération de QR code, éditeur de documents, etc.). Les deux outils sont donc utilisés dans des contextes très différents.
Intégrations et Compatibilités
Plugnotes peut-il s'intégrer avec les ERP et autres outils existants ?
Oui, Plugnotes est conçu pour se connecter facilement par le biais de webservices universels simples, tant à l’import qu'à l’export avec les systèmes en place. Plugnotes est aussi connecté à la plateforme d’échange Zapier qui connecte plus de 4.000 softwares (Google, Microsoft, SAP, Salesforces, etc).
Où peut-on trouver la liste des ERP auxquels il est possible de se connecter ?
Comment communiquer des informations depuis un ERP vers Plugnotes ?
D’un point de vue intégration, est-ce que vos API sont déjà développées ? En cas d’ajouts de champs, comment peut-on les ajouter facilement dans l’API ?
Nos API sont déjà développées et compatibles avec des fichiers JSON, facilitant l'intégration avec plusieurs plateformes telles que Business Central, Billit, Microsoft, Logistics, etc.. Pour ajouter des champs, Plugnotes offre un module flexible qui permet des ajustements aisés, même en cas de modification des formulaires. Ce module vous donne un contrôle total pour personnaliser vos intégrations selon vos besoins.
Est-ce que Plugnotes peut s’intégrer avec des applications in-house ? Combien de requêtes API journalières sont possibles ?
Plugnotes peut s'intégrer avec des applications internes non listées. Le nombre d'opérations d'intégration est théoriquement illimité, mais un volume élevé de requêtes peut affecter la performance. Il est donc conseillé de réguler le nombre d'appels pour une utilisation optimale.
Plugnotes est-il compatible avec tous les appareils et systèmes d'exploitation ?
Plugnotes est conçu pour être compatible avec une variété d'appareils et de systèmes d'exploitation, assurant une flexibilité maximale pour les utilisateurs.
- PC : Windows et Mac
- Mobiles et tablette : iOS et Android (en mode online et offline)
Est-ce qu'un ERP n'est pas suffisant par rapport à ce que Plugnotes offre ?
Bien que les ERP offrent une gamme étendue de fonctionnalités, il y a toujours des maillons plus faibles que Plugnotes peut renforcer par une digitalisation rapide, peu coûteuse et flexible, par le biais d'outils adaptés, que la plupart des ERP n’ont pas.
A noter que Plugnotes peut être utilisé seul, ou en complément d’un ERP déjà présent, car il existe des outils très simples de connexion.
Avez-vous des intégrations avec Billit pour la comptabilité ?
Oui, cette application est tout à fait compatible avec Plugnotes, certains de nos clients utilisent déjà cette intégration.
Support et Formation
Est-il possible de tester la solution gratuitement sans passer par la formation à 1500 € ?
Dois-je faire appel à des consultants pour utiliser Plugnotes ?
Seulement si vous renoncez à être formés à nos outils digitaux en 2 jours, dans le cadre de nos formations collectives. Il sera nécessaire de faire appel à des consultants pour des cas complexes qui pourront si besoin intervenir en quelque heures (puisque Plugnotes est une application no code, accessible à des non informaticiens).
Quel est le niveau de réactivité du support client de Plugnotes ?
Plugnotes est reconnu pour son support client réactif et efficace.
Un département “Customer Succes” assure d’ailleurs (parmi ses autres missions), celle de support continu.
Un help desk riche en contenus visuels et vidéos, a parallèlement été conçu pour répondre à vos questions les plus fréquentes.
Avez-vous déjà des solutions adaptées pour un bureau d'expertise avec des états des lieux et expertises de bâtiments ?
Oui, nous avons actuellement plusieurs projets en cours avec des bureaux d'expertise et des agents immobiliers. Nos solutions sont conçues pour répondre aux besoins spécifiques de ce secteur, en facilitant la gestion des états des lieux et des expertises bâtiment.
Avez-vous une expérience dans le secteur hospitalier ? Savez-vous vous connecter à un Active Directory pour la gestion des accès de milliers d'utilisateurs ?
Oui, Plugnotes possède une certaine expérience dans le secteur hospitalier et a la capacité de se connecter à un Active Directory pour gérer efficacement les accès de milliers d'utilisateurs.
Durabilité et Sécurité
Les outils de digitalisation de Plugnotes risquent-ils de devenir rapidement obsolètes ?
Plugnotes a choisi une technique d’évolution différente, qui consiste à rajouter de nouveaux modules (outils), tout en laissant la possibilité à nos clients de continuer à utiliser les anciens modules aussi longtemps qu'ils le souhaitent, évitant ainsi des mises à jour souvent coûteuses.
Qu'en est-il du référencement des formulaires dans le SMQ ?
Plugnotes a déjà démontré sa capacité à créer et intégrer des formulaires dans des Systèmes de Management de la Qualité (SMQ) sans aucune difficulté, même dans des secteurs aussi réglementés que l'industrie pharmaceutique.
Comment la sécurité et la sauvegarde des données sont-elles gérées chez Plugnotes ?
Comme la plupart des applications SaaS, Plugnotes accorde une grande attention à la sécurité des données, avec des protocoles de sécurité robustes pour le stockage et la sauvegarde de vos données.
Les utilisateurs peuvent également, s’ils le souhaitent, faire une copie de toutes leurs données.