CMR transport: comment les archiver?
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Archiver les CMR transport est indispensable pour toutes les entreprises qui sont impliquées dans la livraison transfrontalière de marchandises. Voilà comment un acteur majeur de la distribution a résolu ce problème avec Plugnotes.
Impatient d’en savoir plus ? Contactez-nous pour découvrir d’autres exemples et nous partager les défis liés au quotidien opérationnel de votre PME.
Le saviez-vous ? Les entreprises qui transportent des biens internationalement doivent obligatoirement les accompagner d’un CMR transport. Cette « Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route » confirme que le transporteur a réceptionné la marchandise et qu’il est lié contractuellement au donneur d’ordre, le retailer.
Le défi ? Les CMR transport doivent être archivés par chaque acteur de la chaine pour des raisons administratives et de gestion de conflits.
Les CMR transport incluent toutes les informations relatives au transport:
- lieu de réception et destination,
- le contenu de la livraison et descriptif de la marchandise,
- instructions de douanes etc.
Archivage des CMR transport: de la théorie à la pratique
En théorie, c’est un jeu d’enfant de classer les documents dans des classeurs au fil des livraisons. En pratique, c’est plus compliqué:
- les CMR transport sont réceptionnés dans des magasins, dépôts, centres logistiques et ne parviennent pas toujours dans les mains des responsables administratifs
- en cas de conflit avec le transporteur ou le fournisseur, cela peut mettre des heures de retrouver le CMR transport associé à certains lots de marchandises
La digitalisation: la solution pour l'archivage des CMR transport
Comment éviter cela ? En digitalisant l’archivage de ces CMR transport directement au moment de la réception des marchandises.
Trop compliqué ? Détrompez-vous ! Une solution adaptée à votre entreprise peut être configurée et implémentée en quelques minutes et sans développement informatique avec Plugnotes. Cette plateforme permettra à vos équipes de compléter une fiche via une tablette ou un smartphone à la réception de la marchandise, de scanner le CMR transport et autres documents relatifs, d’indiquer les anomalies de livraisons et de prendre des photos si besoin.
Avantages de l'archivage digitalisé des CMR transport
Et après ? La digitalisation et la collecte de ces informations présentent plusieurs avantages:
1. Eliminez la retranscription et la paperasse inutile
Fini le temps où vos équipes réceptionnaient les CMR papiers et notaient les anomalies à la main sur les bons de livraisons. Oubliez l’inefficacité du temps où ces documents étaient empilés dans une boîte en attendant que la comptabilité vienne les chercher pour les vérifier, les scanner et les retranscrire avant de les transmettre par mail au fournisseur.
Avec Plugnotes, suite à la complétion du formulaire digital par vos équipes de réception, elles peuvent transférer la fiche en un clic au fournisseur en cas d’anomalie à signaler. Nul besoin de retranscrire les données, votre fournisseur pourra consulter les données et fichiers relatifs à la livraison via cette fiche, sans même être inscrit sur Plugnotes. Cerise sur le gâteau, il pourra vous répondre directement via un autre formulaire pour faciliter le suivi et la gestion des plaintes pour votre équipe. Leur réponse sera classée directement dans le bon dossier et pourra être retrouvée en un clic.
2. Synchronisez vos CMR transport avec votre ERP
Vous souhaitez centraliser votre collecte d’information et un outil additionnel vous fait peur ? Pas d’inquiétude!
Automatisez le transfert ou reclassez les CMR dans d’autres outils de gestion. Plugnotes permettant de s’intégrer sans développement additionnel à n’importe quel autre outil (Excel, Sharepoint, ERP, CRM…) et de transférer des données ou fichiers vers d’autres systèmes instantanément.
Découvrez les intégrations les plus utilisées ainsi que notre partenaire Zapier qui vous permet de réaliser vos rêves d’automatisation les plus fous.
Retrouvez vos informations instantanément
Avez-vous déjà expérimenté une situation de conflit avec un fournisseur, qui nécessite de retracer la livraison ? Combien de temps avez-vous passé à retrouver les documents et e-mails associés à la plainte ?
Retrouvez les CMR transport en un clic en cas de conflit. Le moteur de recherche vous permettra d’accéder au bon document instantanément en insérant un mot clé lié à la livraison en question: date, nom du fournisseur…
Prenez des décisions informées
Ne soyez plus limités dans vos analyses à cause de l’accumulation de documents papiers et par manque de données à analyser.
Analysez les données sur le long terme en les consultant sous forme de tableau. Utilisez les filtres pour peaufiner vos analyses:
- Quel est le transporteur le moins fiable ?
- Quel est le transporteur le plus ponctuel ?
- Quel est le taux de complétude des commandes par fournisseur ?
- Quels lots de marchandises posent régulièrement problème ?
- Combien de livraisons sont réceptionnées chaque jour ?
Avec Plugnotes, vous configurez en quelques clics de puissants formulaires numériques que vous pouvez partager avec votre équipe en interne ou avec des tiers externes; clients, fournisseurs ou partenaires.
En toutes circonstances, Plugnotes facilite la collecte et le partage d’informations et de fichiers.
Toutes les informations sont disponibles sur mobile (IOS & Android) et sur le web. Elles peuvent être consultées sous forme d’un tableau de bord ou exportées instantanément vers Excel.
Plugnotes peut même être intégré au reste de l’écosystème informatique pour automatiser le transfert d’informations : ERP, suite Microsoft, CRM…
- Simplicité d’implémentation et adhésion des équipes à 100%
- Utilisation mobile et hors-ligne
- Echange d’informations en équipe ou avec des tiers
- Centralisation d’une multitude de besoins
- Aucune formation ou compétence technique requise
On s’y met ? Contactez-nous pour découvrir d’autres exemples et nous partager les défis liés au quotidien opérationnel de votre PME.