Elle Belgium digitaliseert de organisatie van het Elle Active Forum met Plugnotes

Elle Active is een forum dat inhoud van hoge kwaliteit biedt voor meer dan 2.000 vrouwen die hun persoonlijke en professionele leven willen combineren en hun carrière willen promoten. Dit evenement vindt plaats gedurende twee dagen in de vorm van conferenties en workshops. De belangrijkste uitdagingen zijn om de details van de sprekers te verzamelen, de planning te bepalen en de bezoekers te helpen het meeste uit hun bezoek te halen. Met meer dan 100 sprekers, 150 onderwerpen en 2000 bezoekers is de organisatie van zo'n evenement groot. Dit is waar Plugnotes in het spel komen ...

1. Zij: Organiseer het verzamelen van informatie

Met Plugnotes kan het organiserende team eenvoudig de contactgegevens en details van de presentaties van de sprekers verzamelen door een formulier te delen. Zodra de informatie is verzameld, is deze beschikbaar in de vorm van een dynamisch blad of een Excel-tabel.

2. Zij: Coördineer de planning

Op basis van de informatie die van de sprekers wordt verzameld, kan het schema voor de tweedaagse conferenties worden opgesteld. Alle medewerkers van het organiserende team werken op basis van dezelfde structuur (vooraf opgestelde vorm) en updates zijn voor iedereen beschikbaar. Vervolgens worden de details van elke conferentie in de planning gekoppeld aan een dynamisch blad dat beschikbaar is via een plugcode (link of Qr-code) en wordt de informatie bijgewerkt naarmate de organisatie vordert.

3. Bezoekers: bereid je voor op hun bezoek

Wanneer bezoekers zich voorbereiden op hun bezoek door door het schema op de evenementensite te bladeren, kunnen ze het dynamische blad van de conferenties die hen interesseren bekijken of opslaan, inclusief alle details; tijd, plaats, spreker, onderwerp… Deze bestanden zijn toegankelijk met of zonder de applicatie. Door ze te registreren bij de Plugnotes-applicatie, worden ze automatisch aan hun agenda gekoppeld en op de dag zelf gemakkelijk geraadpleegd.

4. Bezoekers: sla direct contactgegevens en presentaties van sprekers op en maak aantekeningen

Door voor elke conferentie een plugcode (QR-code) te scannen, krijgen ze (met of zonder de applicatie) toegang tot een dynamisch blad met de details van de spreker en het presentatiemateriaal. Met de Plugnotes-applicatie kunnen ze zelfs de directory met hun notities aanvullen.

Dit alles zonder enige IT-ontwikkeling of technische kennis! We hopen je daar volgend jaar te zien.