Gestion des factures fournisseurs : Comment faire ?
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Comment améliorer la gestion des factures fournisseurs avec la dématérialisation ?
La gestion des factures fournisseurs représente une activité critique pour le service comptabilité de votre entreprise. Avec l’évolution réglementaire et la digitalisation croissante des process, vous devez repenser vos méthodes de travail pour gagner en efficacité, réduire les erreurs et garantir votre conformité. Plugnotes digitalise l’ensemble de vos processus et améliore votre productivité en quelques clics.
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Quelles sont les étapes de traitement des factures fournisseurs ?
Pour mieux comprendre l’importance de la digitalisation, revoyons les différentes étapes du traitement des factures fournisseurs et comment l’automatisation peut les fluidifier.
Réception des pièces comptables du fournisseur
La première mission de votre comptable consiste à récupérer les factures fournisseurs.
Elles peuvent arriver sous différents formats à vos bureaux : papier, PDF ou fichiers électroniques à travers une plateforme d’échange.
Rapprochement avec le bon de commande ou le bon de livraison
L’étape de rapprochement vérifie que la facture fournisseur correspond aux bons de commande ou de livraison préalablement validés.
Cependant, ce processus de la gestion des factures fournisseurs peut s’avérer long et complexe, quand les données ne sont pas centralisées.
Votre service facturation perd alors un temps précieux pour réaliser des actions qui pourraient être automatisées.
Enregistrement de la facture
Après vérification de la présence de toutes les informations obligatoires, chaque facture doit être enregistrée dans un logiciel comptable ou ERP (enterprise resource planning).
Sujette à des erreurs, comme les doublons ou les omissions, cette opération implique souvent une saisie manuelle du montant HT, de la TVA et du montant TTC.
Paiement de la facture
Une fois validée par le responsable des achats, la facture est mise en file d’attente pour le paiement selon les échéances convenues.
Tout retard de paiement peut entraîner des pénalités, tandis que des paiements réalisés en avance peuvent nuire à votre trésorerie.
Classement de la facture fournisseur et archivage sécurisé
Enfin, l’archivage des factures est obligatoire pour des raisons légales et fiscales. Les documents doivent être stockés de manière sécurisée et être facilement accessibles en cas de contrôle.
Cette étape est d’autant plus simple à réaliser que tous les documents sont digitalisés et centralisés.
Quels sont les délais de paiement pour les factures fournisseurs ?
En Belgique
En Belgique, la loi relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 est renforcée par la loi du 14 août 2021.
Ainsi, le délai légal de paiement est de 30 jours civils, tandis que le délai maximal de paiement ne peut excéder 60 jours civils pour toutes les entreprises.
En cas de retard de paiement, le taux d'intérêt légal applicable dans les transactions commerciales s'élève à 12,5% au second semestre 2024.
En France
En France, l’article L441-10 du Code du commerce impose un délai maximum compris entre 30 à 60 jours calendaires pour le paiement des factures fournisseurs entre professionnels, à partir de la date d’émission de la facture ou de la réception des marchandises.
Le délai de paiement diffère selon le secteur d’activité et les conditions contractuelles de chaque fournisseur.
De plus, des frais de recouvrement correspondant à une indemnité forfaitaire de 40 € peuvent s’appliquer dès le premier jour de retard de paiement.
Pourquoi passer au traitement électronique des factures fournisseurs ?
La digitalisation des factures fournisseurs va bien au-delà de la simple optimisation des processus existants.
Limiter les erreurs
L’automatisation des factures fournisseurs réduit considérablement les erreurs humaines, telles que :
- les fautes de saisie ;
- les doublons ;
- les paiements indus.
En phase de transition entre format papier et digitalisation, les outils de reconnaissance optique de caractères (OCR) intègrent automatiquement les données des factures dans les systèmes comptables pour assurer une saisie sans erreurs.
En ce sens, l’automatisation contribue à garantir de bonnes relations avec vos fournisseurs.
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Fluidifier le processus de facturation
Avec des workflows digitaux, chaque étape du traitement des factures est simplifiée et vous gagnez en efficacité.
Les outils d’automatisation comme la plateforme Plugnotes permettent un suivi en temps réel du statut des factures fournisseurs pour vous assurer une meilleure visibilité sur les échéances de paiement.
La fluidité des process se traduit également par une meilleure collaboration entre les services de votre entreprise, comme la comptabilité, les achats et les opérations.
Supprimer les fraudes à la facture
La digitalisation des factures fournisseurs permet de vérifier automatiquement l’authenticité des factures et de détecter des anomalies, comme les factures factices ou les modifications non autorisées.
Ainsi, en digitalisant la gestion des factures fournisseurs, vous offrez un environnement de travail plus sécurisé à vos employés responsables de la gestion des paiements.
Diminuer les risques fiscaux
En Belgique, la loi portant des disposition fiscales et financières diverses du 20 novembre 2022 allonge les délais de conservation des factures qui passe ainsi de 7 à 10 ans pour les documents à partir de 2022.
Selon l’article L123-22 du Code du commerce, les entreprises françaises doivent conserver leurs factures pendant 10 ans pour être en conformité avec la loi.
Les solutions électroniques garantissent un archivage sécurisé des documents et facilitent leur accès en cas d’audit.
Réduire son impact environnemental
Passer au traitement électronique réduit votre consommation de papier, d’encre et d’espace de stockage physique.
Cette transition vers une gestion plus verte de vos processus administratifs contribue aux objectifs de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).
Réaliser des économies
Le coût d’émission d’une facture papier a été estimé à 10 € selon un rapport de la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) d’octobre 2020, contre quelques centimes pour une facture numérique.
En effet, la digitalisation des factures contribue à diminuer les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal et au stockage.
Enfin, une meilleure productivité permet à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse financière ou la négociation avec les fournisseurs.
Quand la gestion des factures fournisseurs sous format électronique sera-t-elle obligatoire ?
La facturation électronique est obligatoire pour les factures destinées au secteur public depuis 2020. Elle devait s’appliquer à l’ensemble des transactions entre les entreprises françaises assujetties à la TVA à partir de juillet 2024.
Toutefois, un communiqué de presse du 28 juillet 2023 de la DGFiP a accordé un délai supplémentaire aux entreprises pour se mettre en conformité :
- 2024 et 2025 : période de tests sur base du volontariat ;
- au 1er septembre 2026: obligation de recevoir les factures électroniques pour toutes les entreprises françaises + obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et les ETI ;
- au 1er septembre 2027: obligation d’émettre des factures électroniques pour les TPE et les PME.
Cette réforme vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, à optimiser les déclarations fiscales et à simplifier les échanges entre les acteurs économiques.
Parfaitement adapté aux petites structures, tout en étant évolutif pour les grandes entreprises, Plugnotes vous propose une solution comptable rapide et facile à implémenter au sein de votre entreprise. Vous digitalisez la gestion de vos factures fournisseurs en quelques clics, ainsi que de nombreux autres processus chronophages propres à votre activité.
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