Gestion d'informations et fichiers

Une solution no-code pour digitaliser tous vos besoins liés à l'exploitation et l'échange d'informations et de fichiers

GESTION

archivage des contrats, répertoires téléphoniques, gestion des procédures et manuels, gestion de reportings...

Commercial et achats

mise en place de rapports de visites d'agents sur la route, répertoire des contacts clients, gestion des demandes et plaintes clients, diffusion digitale de supports commerciaux, gestion de fiches techniques produits...

ADMINISTRATION

suivi des assurances, suivi des accidents, archivage des PV d’assemblées…

Ressources humaines

relevés d’heures, suivi des absences pour le personnel, gestion des assurances et incidents, mise à jour des dossiers du personnel...

logistique

diffusion digitale de documentation, suivi des incidents ou des anomalies dans le dépôt, dispatching des transporteurs, suivi des équipements et manuels, traçabilité de la production...

FINANCE

gestion des notes de frais et factures d'achats, mise à jour des dossiers fiscaux / TVA, suivi des crédits bancaires, gestion des abonnements…

Des fonctionnalités adaptés à votre secteur

que vous configurez par vous-même en fonction de vos besoins

retail et distribution

Permettez aux équipes des dépôts ou commerciales de capturer ou consulter des données et fichiers de manière mobile : fiches, notes, photos, scans…

production

Automatisez vos procédures manuelles en quelques minutes et finissez-en avec les notes et documents papiers: procédures de sécurité, suivi de qualité…

Logistique

Permettez à vos transporteurs et receptionnaires de transmettre le carnet de bord des trajets, les documents réceptionnés à partir d’un appareil/d’une tablette mobile.

Des formulaires pour tous vos besoins

logistique, commercial, opérationnel,ressources humaine...

Pour facilement centraliser les contrats et suivre leur prochaine date de résiliation ainsi que leurs modalités afin d’éviter de subir les tacites reconductions forcées.

Pour aisément donner accès à une fiche par équipement avec son manuel, copie de la facture d’achat, échéance de la garantie, les coordonnées du technicien. Ces infos peuvent être accessibles via un QR-code inscrit sur chaque équipement.

Pour être informé, instantanément et de tout nouvel incident. Au travers du formulaire, chaque sinistre est répertorié par les équipes à partir d’un gsm ou PC et permet de rassembler tous les éléments (déclarations, photos, emails, …) dans un seul système et de les transmettre à autrui le cas échéant.

Pour centraliser le relevé des absences et éviter d’éparpiller les demandes et documents dans vos mails, Whatsapps ou classeurs. Le formulaire permet de détailler son absence et d’y joindre, le cas échéant, un certificat médical.

Pour numériser directement d’une tablette ou GSM tous les bons de livraisons et détails relatifs. Les équipes concernées sont alors notifiées en temps réel et consultent de manière structurée toute anomalie éventuelle incluant les photos et documents.

Pour structurer le suivi des rendez-vous et accéder / mettre à jour de manière centralisée aux coordonnées du client, les rapports de visites avec des notes audios et photos relatives.

Pour accéder / mettre à jour / faire mettre à jour un répertoire commun de contacts spécifiques à des besoins et accessible d’un PC ou GSM. Classer des cartes de visites, mails, autres documents.

Pour gérer efficacement des contrats d’assurances, leurs primes, leur échéance respective et suivre les sinistres en cours. Chaque fiche permet d’activer des rappels, de consulter les détails de chaque assurance et de les comparer sous forme de tableaux.

Pour centraliser et réceptionner efficacement le  suivi des prestations au sein de ses équipes ou avec des prestataires externes.

Pour faire le suivi des anomalies dans les stocks et établir des rapports de qualité pour les équipes ou founrisseurs tiers.

Pour permettre  à vos client ou prospects de disposer instantanément d’une copie digitale de vos imprimés pour un usage ultérieur avec pourquoi pas un accès direct à un formulaire digital de prise de commande.

Pour créer un répertoire sécurisé de tous les logins et codes avec les URL ou copie de vos cartes bancaires. 

Pour structurer la prise de devis et permettre de centraliser les coordonnées du client, les notes, notes audios et photos relatives.

Pour suivre efficacement les plaintes et documents éviter les va et vient de mails incomplets et déstructurés . Ce qui permettra d’objectiver les causes de ces réclamations pour identifier les remèdes les plus urgents à apporter.

Pour faciliter la mise à jour, le classement et le suivi des dépenses en mettant à disposition un formulaire accessible sur mobile pour chaque dépense en y joignant photo/ scan de la preuve d’achat.

Pour regrouper tous les abonnements avec leur coût et leur échéance pour en étudier régulièrement la pertinence.

Administratif, commercial, logistique, financier…

Un retour sur investissement immédiat

De nombreuses equipes et entreprises sont déjà convaincues

The Barn

Suivi des livraisons

Découvrez comment Plugnotes a permis à The Barn de centraliser le suivi des livraisons. Permettant à leur équipe comptable de mettre en place facilement un outil de contrôle de gestion et de gagner un demi jour homme par semaine.

Rapports de qualité

Découvrez comment Kanigen utilise Plugnotes pour faire le suivi des rapports de qualité tout au long de son processus de production: intégration des checks, prise de photos et partage de rapports avec les clients.

Chehoma

Rapport de visites

Découvrez comment Chehoma a implémenté une solution sur-mesure pour partager des fichiers et collecter des rapports de visites auprès de ses agents partout dans le monde. Les rendant 35% plus productif. Sans aucune formation, ni apprentissage nécessaire.

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