De bestelbon is een cruciaal onderdeel van het beheer van de bevoorrading. Het zorgt voor optimale traceerbaarheid en formaliseert de afspraken tussen kopers en leveranciers. Met de toenemende digitalisering van processen presenteert Plugnotes de voordelen van de digitale bestelbon.
Ik vraag een demo aan bij een Plugnotes-expert.
Een bestelbon is een wettelijk bindend contract dat de aankoop van goederen of diensten door een koper bij een leverancier formaliseert. Dit juridisch engagement valideert de bestelling binnen een gestructureerd proces.
De koper verbindt zich ertoe de goederen te ontvangen en te betalen, terwijl de leverancier zich verplicht tot levering.
👉🏼 Focus op 7 best practices voor een efficiënte communicatie met leveranciers!
De bestelbon speelt een essentiële rol bij het garanderen van de traceerbaarheid van bestellingen doorheen de hele supply chain.
Verschil tussen een bestelbon en een factuur : de bestelbon wordt door de koper uitgegeven vóór de levering van goederen of diensten. De factuur daarentegen wordt door de leverancier uitgegeven na de levering of dienstverlening. Ze dient als betalingsverzoek en bevestigt dat de verbintenis van de bestelbon is nagekomen.
Kort samengevat: de bestelbon opent het aankoopproces, terwijl de factuur het afsluit.
Het opstellen van een bestelbon moet aan precieze regels voldoen om ervoor te zorgen dat deze zowel volledig als duidelijk is.
Hier zijn de 7 essentiële elementen die een bestelbon moet bevatten:
Volledige contactgegevens van zowel de koper als de leverancier
Uniek bestelbonnummer om de bestelling te traceren in het bevoorradingssysteem
Datum van uitgifte van de bestelbon
Details van de producten of diensten, inclusief artikelnamen, hoeveelheden, beschrijvingen, eenheidsprijzen en totaalbedrag incl. btw
Leveringsvoorwaarden, zoals de verwachte leveringsdatum en specifieke instructies over transport of verpakking
Betaalvoorwaarden, waaronder de betalingstermijn en toegestane betaalmethoden (bankoverschrijving, cheque, enz.)
Juridische vermeldingen met contractuele en reglementaire bepalingen
Naast het verduidelijken van de verwachtingen, legt de bestelbon de voorwaarden van de overeenkomst vast.
Optionele bestelbon ? De bestelbon is niet meer nodig voor terugkerende bestellingen (abonnementen, automatische incasso’s, etc.) noch voor onkostennota’s, die interne terugbetalingen zijn. Bovendien kan de bestelbon alleen worden uitgegeven wanneer de definitieve prijs van een product of dienst bekend is. Tot slot beslissen sommige bedrijven dat een bestelbon overbodig is voor aankopen onder €500 of €1.000.
Hier is een voorbeeld van een bestelbon om de structuur beter te begrijpen:
Bestelnummer : PL-2024-001
Datum : 17 oktober 2024
Klant : Bedrijf XYZ, 123 Rue des Champs, 75000 Parijs
Leverancier : Fournitures Bureau SAS, 456 Rue de la Gare, 69000 Lyon
Beschrijving van de artikelen :
Totaal exclusief btw : €8.100
Btw (20%) : €1.620
Totaal inclusief btw : €9.720
Leveringsvoorwaarden : Levering binnen 15 dagen, franco huis.
Betaalvoorwaarden : Betaling binnen 30 dagen via bankoverschrijving.
Dit model van een bestelbon kan per bedrijf verschillen, maar de basisinformatie blijft hetzelfde.
Wie stelt de bestelbon op? De aankoopafdeling van een bedrijf kan een bestelbon opstellen, maar soms wordt dit ook gedaan door de logistieke of administratieve afdeling. Vaak zijn meerdere afdelingen betrokken bij het proces. Zo kan de financiële dienst de betaalvoorwaarden controleren, terwijl de technische dienst de specificaties van de bestelde producten of diensten goedkeurt.
Zorg ervoor dat elke sectie duidelijk is opgesteld om misverstanden te voorkomen. Als de specifieke behoeften van je bedrijf extra secties vereisen, kun je de bestelbon eenvoudig personaliseren met Plugnotes.
Het gebruik van gespecialiseerde software voor het opstellen van bestelbonnen maakt het mogelijk om de administratie te automatiseren en te optimaliseren, vooral op het gebied van opvolging, samenwerking en integratie met andere informatiesystemen.
Hier zijn de 5 beste softwareoplossingen voor bestelbonnen in 2024 :
Plugnotes is een SaaS-oplossing die zich onderscheidt door gebruiksgemak en een no-code aanpak. Hiermee kunnen bedrijven in slechts enkele klikken op maat gemaakte, nauwkeurige en complete bestelbonnen maken.
Plugnotes vergemakkelijkt de digitalisering van het aankoopproces en integreert eenvoudig met andere informatiesystemen. Zo wordt het beheer van bestellingen geoptimaliseerd en is de traceerbaarheid verzekerd, zonder dat technische vaardigheden nodig zijn.
Ontdek hoe je het beheer van leveringen bij leveranciers kunt digitaliseren met Plugnotes.
Het digitaliseren van documenten, zoals bestelbonnen, automatiseert en beveiligt het bevoorradingsproces van je bedrijf.
Door papieren documenten en Excel-bestanden te elimineren, verhoog je de efficiëntie en nauwkeurigheid.
Dankzij de no-code aanpak stelt Plugnotes bedrijven van elke grootte in staat om op maat gemaakte digitale formulieren te creëren voor al hun processen.
In slechts enkele klikken kunnen bestelbonnen worden gegenereerd, verzonden en gevolgd binnen het platform. Onze digitale oplossing biedt tal van voordelen:
Door je bestelbonnen te digitaliseren met Plugnotes, stap je over op een moderne en vereenvoudigde documentbeheeroplossing. Wacht niet langer!