Le bon de commande est un élément clé dans la gestion des approvisionnements. Il assure une traçabilité optimale et formalise les engagements entre acheteurs et fournisseurs. Face à la digitalisation croissante des process, Plugnotes vous présente les atouts du bon de commande numérique.
Contrat légal bilatéral, le bon de commande formalise le passage d’une commande de biens ou services par un acheteur à un fournisseur. Cet engagement juridique valide l’achat dans un processus structuré.
En effet, l’acheteur s’engage à réceptionner la marchandise et à la payer, tandis que le fournisseur s’engage à assurer la livraison.
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Ainsi, le rôle du bon de commande consiste à faciliter la traçabilité des commandes tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
| 💡Différence entre bon de commande et facture : le bon de commande est émis par l’acheteur avant la livraison des biens ou services. En revanche, la facture est émise par le fournisseur après la livraison ou la prestation des services. Elle représente une demande de paiement et confirme que l’engagement pris par le bon de commande a été honoré. En résumé, le bon de commande ouvre le processus d’achat, tandis que la facture le clôture. |
La rédaction d’un bon de commande suit des règles précises pour garantir qu’il soit à la fois complet et clair.
Voici les 7 informations que le bon de commande doit impérativement contenir :
En plus de clarifier les attentes, le bon de commande fixe les termes de l’accord.
| 💡Bon de commande facultatif ? Le bon de commande n’a plus de raison d’être pour les commandes récurrentes (abonnements, prélèvements automatiques, etc.) ni pour les notes de frais qui sont des remboursements internes. De plus, le bon de commande ne peut être émis que quand le prix final d’un produit ou d’une prestation est connu. Enfin, certaines entreprises décident que tout bon de commande est inutile en dessous d’un achat de moins de 500 € ou 1 000 €. |
Voici un exemple de bon de commande pour mieux comprendre sa structure :
Ce modèle de bon de commande varie d’une entreprise à l’autre, mais les informations de base restent similaires.
| 💡Qui rédige le bon de commande ? Le service des achats d’une entreprise peut rédiger un bon de commande, mais parfois le service logistique ou administratif s’en charge. Ainsi, le processus implique souvent plusieurs départements. Par exemple, le service financier peut vérifier les conditions de paiement, tandis que le service technique valide les spécifications des produits ou services commandés. |
Assurez-vous toujours que chaque section soit clairement rédigée pour éviter tout malentendu. Si les spécificités de votre activité nécessitent d’ajouter des sections au bon de commande, vous pouvez facilement le personnaliser avec Plugnotes.
L’utilisation de logiciels spécialisés de créations de bon de commande permet d’automatiser et d’optimiser la gestion de ces documents, notamment en matière de suivi, de collaboration et d’intégration avec d’autres systèmes d’information.
Voici les 5 meilleurs logiciels de bons de commande en 2024 :
Plugnotes facilite la digitalisation des processus d’achat et s'intègre facilement à d’autres systèmes d’information (ERP, CRM, etc.) Ainsi, votre gestion des commandes est optimisée et la traçabilité est assurée sans besoin de compétences techniques.
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La digitalisation des documents, tels que les bons de commande, automatise et sécurise les processus d’approvisionnement de votre entreprise. En éliminant les documents papier et les fichiers Excel, vous gagnez en efficacité et en précision.
Ainsi, grâce à son approche sans développement informatique, Plugnotes permet aux entreprises de toutes tailles de créer des formulaires numériques sur mesure pour tous leurs processus.
En quelques clics, les bons de commande peuvent être générés, envoyés et suivis directement sur la plateforme. Les avantages de notre solution digitale sont multiples :
Avec la digitalisation de vos bons de commande grâce à Plugnotes, n’attendez plus pour adopter une gestion moderne et simplifiée de vos documents !